プロジェクトマネジメントは外部委託が可能です。近年、深刻なマネジメント人材不足の対策として、プロジェクトマネジメントの外部委託が注目されています。
この記事では、プロジェクトマネジメントの属人化解消や、外部委託のメリットなどを解説します。プロジェクトマネジメントを外部委託する前に、ぜひお役立てください。
まずはプロジェクトマネジメントの仕事内容を解説します。
プロジェクトの立ち上げ
プロジェクトマネジメントの仕事内容の1つは、クライアントやプロジェクトの関係者とプロジェクトの要求を具体化することです。
まずは、プロジェクトオーナーやプロジェクトの企画側との打ち合わせで、プロジェクトの納期や予算などを決定します。
次に、プロジェクトの目的や優先する順序を明確にします。プロジェクトの方針をメンバーと共有することで、一体感のあるプロジェクトの推進が可能です。そして、プロジェクトがうまく進むよう調整することも仕事内容の1つです。
プロジェクト計画
プロジェクトの立ち上げが終わったら、次はプロジェクトのゴールや目的を具体的に決めます。その後、プロジェクトが成功するまでの大まかな流れを決めたうえで、各段階に分けて必要な工数を算出し、スケジュールを決めます。
スケジュールを立てたら、必要なリソースを確保します。どの段階や期間でどのくらいの人数が必要か、考えられるリスクを想定しながら対策することがポイントです。
このようなシミュレーションを繰り返しながら作業計画を立案し、スケジュールを構築していきます。
プロジェクト編成
作業計画やスケジュールをもとに、人的リソースを確保することもプロジェクトマネジメントの仕事です。集めた人的リソースでプロジェクトを編成し、プロジェクトチームを作りながらプロジェクトを進めるための環境を整備します。
人的リソースを確保する際は、コア人材から順番に人材を集めると、人材選定の基準や方向性などの明確化が可能です。
外部人材が必要な場合は、並行して人的リソースの確保をします。プロジェクト編成が完了したらプロジェクトを実行して行きましょう。
プロジェクトの実行・コントロール
工程ごとの全体的な進捗状況を管理・推進することも、プロジェクトマネジメントの仕事内容の1つです。
事前に定めた運用ルールに沿って定期的にプロジェクトメンバーに対し計画通りに進んでいるかを確認します。計画通りに進んでいなかったり、問題が発生している場合には、原因分析を行い解決策を講じて実行しましょう。
プロジェクト進行中の変更要求があれば、交渉・調整も行います。コミュニケーション計画を通して、プロジェクト関係者とのコミュニケーション方法を明確化することも大切です。
プロジェクトの振り返りと評価
フェーズ完了時やプロジェクト終了後は、振り返りを行いましょう。
その際に、今回の取り組みにおける問題点や改善点などを洗い出し、分析します。改善点は、その都度まとめるようにすると、次のフェーズや次回のプロジェクトに役立つでしょう。
プロジェクトの振り返りと評価
フェーズ完了時やプロジェクト終了後は、振り返りを行いましょう。
その際に、今回の取り組みにおける問題点や改善点などを洗い出し、分析します。改善点は、その都度まとめるようにすると、次のフェーズや次回のプロジェクトに役立つでしょう。
プロジェクトマネジメントには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。外部委託先の選定で基準とすべきスキルについて解説します。
コミュニケーションスキル
プロジェクトマネジメントで重要なスキルの1つは、コミュニケーションスキルです。
うまくプロジェクトが進まない場合、その多くの原因が情報共有不足といわれています。メンバーとのコミュニケーションを円滑にできる人材であれば、適切な情報共有によってプロジェクトを円滑に進められます。
コストマネジメントスキル
予算内にプロジェクトを成功させるうえで、コストマネジメントスキルも重要です。
コスト意識が低ければ、予算オーバーや利益が出ないプロジェクトとなる可能性が高くなります。
プロジェクトの目的はさまざまです。しかし、多くの場合は「売上を増やし、利益を出すこと」を重視しています。したがって、コストを見極めるスキルがある人材を選定することで、しっかりと利益を出せるでしょう。
リーダーシップスキル
リーダーシップスキルとは、目標を達成するためにチームを統率するスキルのことです。
リーダーシップスキルに欠かせない要素としては、メンバーを育成する能力、責任を取る能力、コミュニケーション能力、判断能力などが挙げられます。
外部委託先の人材が高いリーダーシップスキルを持っていると、プロジェクトの成功だけでなく、自社の従業員のスキルを底上げできる可能性もあります。
リスク管理スキル
将来発生しうる可能性のある問題に対応するための管理スキルです。対応策は、「回避」「転嫁」「軽減」「受容」に分類されます。
適切なリスク管理ができる人材であれば、プロジェクトを円滑に進められます。
プロジェクトの遂行には、予定変更を見越して複数のシナリオを用意したり、リスクが予見された際にすぐ対処したりするスキルが必要です。また、プロジェクトを進める際、発生しうるリスクを想定する能力も求められます。
プロジェクトマネジメントがうまく進まない原因の1つとして、プロジェクトマネジメント業務の「属人化」があります。ここでは、属人化による問題点を解説します。
高度な業務のため対応可能な人材が限定される
属人化とは、経験やスキルなどを特定の人材に依存しており、業務や作業を行えない状況です。「担当者がいないとわからない・できない」状態になると、企業や組織は健全な状態とはいえません。
プロジェクトマネジメントには、高度なコミュニケーションスキルや、コストマネジメントスキルなどが必要です。
全体的な管理以外にも、リスク対応や緊急メンテナンスなどへの対応が欠かせません。
属人化すると、担当者以外が進捗状況を把握できなくなります。このような状況が常態化すると、組織の健全性がますます損なわれるでしょう。
プロジェクトがブラックボックス化される
ブラックボックス化とは、限られた人しか業務プロセスを知らず、業務内容がわからなくなる状態です。プロジェクトでブラックボックス化が起こっても、成果に直結するような問題がすぐ起こることはありません。
しかし、この状態を放置すると、さまざまなリスクを引き起こす可能性があります。例えば、以下はプロジェクトマネジメントの属人化によって、ブラックボックス化を引き起こす恐れがあります。
・進捗
・課題
・リスク
・マネジメントのスキル・ノウハウ
属人化によってプロジェクトマネージャー（PM）の経験に依存してしまうと、リスクが高いプロジェクトとなりやすい点に注意が必要です。
振り返り・評価ができない
プロジェクト終了後は振り返り・評価を行います。ところが、プロジェクトの属人化がなされると、担当者に業務が集中するため、多忙を理由に振り返り・評価が行われないケースも少なくありません。
問題点・改善点を洗い出すことは、次のプロジェクトをよりよいものにするためにも重要です。多くの場合、マネジメントの流れはマニュアルに記載されています。しかし、担当者が多忙な場合、このようなマニュアル作成も困難です。
プロジェクトマネジメントの属人化を防ぐには外部委託が有効です。特に、プロジェクトマネジメントを任せられる人材が不足している企業や、属人化が深刻な企業ほど外部委託の検討をおすすめします。
プロジェクトマネジメントは、高度なスキルや専門性が必要です。それらを体系的に持った企業に外部委託することで、プロジェクトマネジメント業務のノウハウを無理なく得られることや、、プロジェクトマネジメントの標準策定・定着を支援してもらうことで属人化の防止を行うことが可能です。
「新規プロジェクトのマネジメントを任せられる人材がいない」と悩んでいる場合は、プロジェクトマネジメントの外部委託も視野に入れてみましょう。
プロジェクトマネジメントの外部委託には、さまざまなメリットがあります。以下で代表的なメリットを解説します。
経験豊富な人材を即戦力として調達できる
プロジェクトマネジメントを外部委託すると、多種多様なプロジェクト経験がある優秀な人材に業務を任せることができます。必要に応じて、プロジェクトに関する専門性や知識があり、スキルの高い人材を効率的に採用することも可能です。
外部人材と一緒にプロジェクトを進めると、社内とは異なる知識や知見を得ることができます。今までのやり方に捉われない、よりよい意思決定ができるようになる点もメリットです。
PM人材の育成コストを削減できる
プロジェクトマネジメントを任せられる人材の育成には、多大なコストが発生します。プロジェクトマネジメントに必要なスキルは、マネジメント関連の知識やテクニックだけではありません。コミュニケーションスキルをはじめとした、人間力を底上げする研修の活用も不可欠です。
そこで注目されているのが、プロジェクトマネジメントの外部委託です。
外部からプロジェクトマネジメントスキルの高い人材を取り入れることで、従業員が必要なスキルを吸収できる可能性が高くなります。
プロジェクトに適した人材を確保できる
新しいプロジェクトを進める際は、社内に適した人材がいないケースは少なくありません。その点、外部委託を活用すれば社内にプロジェクトを成功させられる人材や、必要な役割を担える人材がいなくても、プロジェクトに適した人材を得られます。
プロジェクトの遂行に適したスキルの高い人材の確保は、プロジェクトを成功させる要因の1つです。そして、プロジェクトの成功は業績向上に直結します。
プロジェクトマネジメントの外部委託先は、主に「コンサルティング企業」もしくは「フリーランス」の2つです。
コンサルティング企業は、大規模プロジェクトをはじめ、広範囲を複数人のチームでカバーする必要があるプロジェクトに適しています。一方でフリーランスは、足りない部分の穴埋め的な活用に最適です。
「より幅広い範囲をサポートしてほしい」、「チームを組成して支援してほしい」、「どこから始めたらいいかわからない」という場合は、フリーランスよりコンサルティング企業の方が適しています。自社のニーズや状況に応じて、最適な外部委託先を選びましょう。
プロジェクトマネジメントに必要な人材が不足している場合は、外部委託がおすすめです。
「プロジェクトマネジメントが属人化しており、迅速な意思決定ができない」、「新規プロジェクトに対応できる、スキル・経験をもつ人材が確保できない」という場合は、ぜひMSOLにご相談ください。
MSOLは、プロジェクトマネジメントの実行支援を強みとする企業です。今まで取引社数100社以上（多数の上場企業、グループ企業含む）、年間960以上のプロジェクト支援実績があります。プロジェクトマネジメントの外部委託を検討している企業担当者様は、下記よりお問い合わせください。
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（会社名：株式会社マネジメントソリューションズ 略称：MSOL エムソル 監修者名：福井寿和）