大規模なプロジェクトを立ち上げるなら、プロジェクトの成功に向けてPMOの設置を検討しましょう。PMOの設置により、プロジェクトのスムーズな進行が可能です。
この記事では、PMOを設置するメリット、PMOに向いている人の特徴を解説します。
PMOとは「Project Management Office」を略した言葉で、PMOはPMの意思決定を支援し、プロジェクトの成功に向け、プロジェクトを円滑に推進する役割を担います。
PMとPMOの違いについては、次の項目で詳しく解説します。
PMとPMOの違い
PMはプロジェクトを統括する責任者のことで、速さと正確さを兼ね備えた意思決定がPMの責務となります。
一方、PMOはPMの意思決定を支援するための役割を担います。さまざまな手法を用いてプロジェクトの進捗・品質・予算等といったプロジェクトの状況を可視化し、可視化した情報からプロジェクトの問題とその打ち手を明確にします。PMが判断できる材料を集めることで、意思決定スピードを上げ、プロジェクトの進行を加速させます。
ここでは、PMOが必要とされる2つの理由を解説します。
プロジェクトの成功率を高めるため
PMOが不在のプロジェクトは、PMの力量に依存します。
また、従業員の経験や知識のみでは十分なマネジメントを行うことは難しい場合もよくあります。そこで、PMOを設置し、プロジェクトの進行や計画、管理に関する手法の導入および適用の役割を持たせることによってプロジェクトの成功率を高めることができます。
意思決定スピードを上げるため
PMだけに頼りきったプロジェクトは意思決定が遅くなり、失敗のリスクが高まります。
前述の通り、PMOはPMの意思決定に必要な情報を収集し、わかりやすくまとめることで、PMの意思決定スピードを向上させます。
PMOを導入することで得られる主なメリットを2つ解説します。
PMの業務負担が軽減される
PMは、プロジェクト全体をまとめて管理する立場にあるため、業務負担は大きくなりがちです。よって、PMだけに負担が集中すると業務の遅れが発生しやすくなります。
PMOのサポートで、プロジェクトを円滑に進めることができるため、PMが適切な判断をしやすくなり、プロジェクトの品質向上が期待できる点もメリットです。
プロジェクトの成功率が高まる
PMOが設置されていない場合、PMやメンバーのスキルによってプロジェクトの成否が左右されます。
そこで、PMOを設置し、プロジェクトの進行や計画、管理に関する手法の導入および適用の役割を持たせることによって適切な管理が行えるようになり、プロジェクトの成功率が高まるでしょう。
PMOに向いている人の特徴としては、以下で解説する３つの視点が挙げられます。
成長意欲がある人
プロジェクトにおいてさまざまな経験をすることに加えて、自らも積極的に学んでいく姿勢が必要になります。常に成長意欲を持ち続け、プロジェクトの成功に向かって走り続けることができる方はPMOに向いています。
主体性がある人
PMOの仕事は「外の人間」として、お客様の社運をかけたプロジェクトに関わることになる
ため、お客様以上にそのプロジェクトの成功にこだわる、強い当事者意識が必要となります。
クライアント、プロジェクトのために役立たとうとする精神と行動を兼ね備えた方はPMOに向いています。
情熱がある人
PMOは単なる管理屋ではありません。情熱をもってプロジェクトの成功だけを見つめ、本質的な課題に切り込み、目的達成のために何が必要なのかを考えて実行します。分業化された組織の専門家同士を繋ぎ、組織内における“触媒”として機能し、変革を推進できる方はPMOに向いています。
PMOにはどのようなスキルが必要なのでしょうか。ここでは、PMOとして活躍するために必要なスキルや知識を解説します。
プロジェクトマネジメント力
PMOにとって、計画をたてそれをメンバーで共有する。プロジェクトの状況を可視化し、問題を早期発見する。発生した問題を解決する。先のことを考え、先回りする。
このサイクルがプロジェクト・組織の成功スパイラル。そして、これを実行するのがプロジェクトマネジメントです。プロジェクトを成功に導くためにも、プロジェクトマネジメント能力は必須のスキルです。
コミュニケーション能力
PMOにとってコミュニケーション能力は必須です。
PMOは、多くのプロジェクトメンバーと連携しながら業務を進める以外に、PMと経営陣の調整、顧客との打ち合わせなど、人と関わる機会が多くなります。
スムーズに業務を進めるためにも、コミュニケーション能力は欠かせないスキルです。
タイムマネジメント能力
プロジェクトの進行管理もPMOの重要な仕事です。
プロジェクトにおいては、プロジェクトの品質も重要ですが、納期を守ることも重要なポイントとなります。納期に間に合うようにプロジェクトを進めるうえで、タイムマネジメント能力は欠かせません。
タイムマネジメントをしっかり行うことで、業務が進まない原因も把握しやすくなります。
レポーティング能力
PMOの業務には事務作業も多く、資料を作成する場面もあるため事務能力は欠かせない能力といえます。
例えば、ExcelやWordなどの資料作成に使うソフトの知識や、PowerPointの扱い方などのスキルが必要です。Excelでは、マクロやショートカットの知識なども身につけておくとよいでしょう。
PMOは、以下の4種類に分けられると考えています。
・参謀型PMO：PMの参謀としてプロジェクト全体を俯瞰し、リードする
・推進型PMO：分析やプランニング、PMへの提案やアドバイスを行うヘッドクォーター的役割を担う
・管理定着型PMO：PMが意思決定にあたって必要な情報を、迅速に得られる環境を整える
・事務局型PMO：プロジェクトに関連して発生する、さまざまな管理業務や庶務的な作業を担当する
参謀型PMOの役割は、PMの参謀として将来を見越した計画、経営層向けレポート、組織間調整、プロジェクトマネジメント人材の育成等を行うことです。
推進型PMOの役割は、PM・チームリーダーの相談役、プロジェクト計画の推進、プロジェクトの可視化、分析、レポート作成、リスクマネジメントを行うことです。
管理定着型PMOの役割は、プロジェクト管理プロセス策定、導入定着改善、課題解決推進、各種会議のファシリテーション等を行うことです。
事務局型PMOの役割は、体制図、マスタースケジュール、会議準備、各種ドキュメント管理(ファイリング等含む)、PC等の環境整備を行うことです。
PMOは特定の資格を必要としません。しかし、取得することでスキルアップにつながる資格はいくつかあります。
例えば、国際的な知名度が高く世界でも通用する「PMP（Project Management Professional）」があります。
受験資格が厳しく、資格取得には高いハードルがあるものの、取得することでPMOとして活躍しやすくなります。
また、IT系の国家資格である「プロジェクトマネージャ試験」もPMOに役立ちます。
PMOは、プロジェクトの責任者であるPMの意思決定を支援し、プロジェクトを推進する役割があります。
PMOの設置によってプロジェクトの成功率が高まったり、意思決定のスピードアップにつながったりするため注目を集めています。
MSOLは、960以上のプロジェクト支援実績があるコンサルタント集団です。マネジメント専門会社として19年の実績があり、取引社数は100社以上と豊富な実績があります。プロジェクトマネジメントの実行支援を得意としており、研修プログラムやソフトウェアの提供などを行っています。
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（会社名：株式会社マネジメントソリューションズ 略称：MSOL エムソル 監修者名：福井寿和）