企業にPMOを設置すると、プロジェクトの進行がスムーズになります。PMがサポートを受けられ、意思決定の精度を高めることも可能です。この記事では、PMOの役割や担当するタスクとともに、具体的な種類や設置する際の注意点などを解説します。PMOの導入に向けて、ぜひ参考にしてください。
PMOには、どのような役割があるのでしょうか。ここでは、PMOの概要や必要性について解説します。
PMOとは何か
PMOとは、Project Management Officeの略です。PMOの役割は、各作業の管理やPMのサポートをはじめ、プロジェクトを成功させるために必要なあらゆる業務を推進することです。また、PMOはマネジメント標準の策定と定着およびトラブルが発生した際の対応も支援します。
PMOはプロジェクトを進めるうえで重要な役割を果たすため、近年、特に注目されるようになりました。
PMOの必要性
プロジェクトに取り組む際はPMが置かれます。ただし、PMが必ずしもマネジメントの経験を豊富に有しているとは限りません。PMOはマネジメントに特化しており、PMの経験が不足していても、プロジェクトの進行やタスクの管理をスムーズに進められます。
また、PMにはプロジェクトの意思決定が求められます。しかし、多忙な場合は意思決定に十分な時間をかけられないケースもあるでしょう。PMOがプロジェクトの意思決定をサポートすれば、PMが意思決定に注力できるため、その精度を高めることができるでしょう。
PMOは複数のタスクを担当します。ここでは、PMOが担当するタスクについて解説します。
プロジェクト管理方法の策定
PMOは、プロジェクトの管理方法を模索したうえで策定します。PMOが策定したプロジェクトの管理方法は、プロジェクトの運用ルールとして文書化されます。メンバーに対してルールを明確に周知できるため、全員が共通の認識をもって業務に取り組むことが可能です。
プロジェクト内の情報共有
プロジェクトにおいて、特に大規模プロジェクトの場合、スムーズな情報共有が難しくなります。情報共有がうまくいかないと、チーム同士で情報が断絶される恐れがあります。PMOは、プロジェクト全体で適切に情報を共有できるように、環境整備を行うことも業務の1つです。
具体的には、プロジェクトの規模ではなく、情報の緊急度や重要度をもとにルールを設け、コミュニケーションをとれるようにします。
リスク管理と課題管理
PMOはプロジェクトのリスク管理も担当します。リスク管理では、プロジェクトのリスクを洗い出して対策を検討します。リスク管理を徹底すれば問題が発生しても迅速に対処できるため、影響を最小限に抑えることが可能です。
また、課題管理においては事前に方法を決め、メンバー全員に周知します。課題が発生した後の対応を迅速、効率的に管理することができるので、プロジェクトの品質を高めることが可能です。
PMOのアプローチタイプは3つあります。以下でくわしく解説します。
支援（助言）タイプ
支援（助言）タイプのPMOは、主に事務や庶務などをサポートし、プロジェクト全体の品質向上を目指します。基本的に、プロジェクトの意思決定はPMが担当するため、支援（助言）タイプで高い効果を得るには、PMが適切な判断をできなければなりません。
指揮タイプ
指揮タイプのPMOは、プロジェクトに深く介入して指揮をとります。PMの代わりにPMOが司令塔になるため、PMOが自身の知識や経験を基にプロジェクトを推進します。また、プロジェクトで発生したトラブルの解消を目的に、一時的な措置として指揮タイプを置くことも可能です。
コントロール（管理）タイプ
コントロール（管理）タイプのPMOは、大規模なプロジェクトをスムーズに進める役割を担っています。プロジェクトのタスク管理だけでなく、PMが保有している情報やタスクをPMOに管理させると、プロジェクトを進行しやすくなります。
ただし、PMOとPMとの役割分担が曖昧になりやすい点に注意が必要です。統括責任者はあくまでもPMであることを忘れないようにしましょう。
PMOの種類によって担当するタスクが異なります。種類ごとに担当するタスクについて、以下で解説します。
参謀型PMO
プロジェクト全体を把握し、PMを支えるプロジェクトマネジメントコンサルタントが参謀型PMOです。プロジェクトを円滑に進めるための具体的な計画を立てるとともに、PMと一緒に統括するためのマネジメントスキルが必要です。また、さまざまな相手と関わるため、人間的な深さや広さが求められるでしょう。
推進型PMO
情報を分析し、PMへアドバイスするプロジェクトマネジメントアナリストが推進型PMOです。PMやチームリーダーなどから相談を受け、プロジェクトを推進するためにサポートします。よって、分析や的確な助言を行うスキルが求められます。ときには言いにくいことを伝える必要もあるため、コミュニケーション能力も重要です。
管理定着型PMO
管理定着型PMOとは、プロジェクトコントローラーのことです。PMが意思決定する際に、必要な情報を得るための環境を整備することが主な役割です。例えば、プロジェクトの可視化を目指し、プロジェクトを管理するためのプロセスを策定したり、その定着を図ったりします。幅広い相手に依頼する場面が多いため、良好な人間関係を築いて信頼を得る能力が必要です。
事務局型PMO
事務局型PMOとは、プロジェクトアドミニストレーターのことです。プロジェクトにおいて発生するさまざまな作業の管理、メンバーが働きやすい環境の整備などを行い、プロジェクトリーダーをサポートします。プロジェクト全体の状況を捉え、何が必要かを考えるスキルが必要です。また、プロジェクトリーダーから幅広い依頼を受ける可能性があり、臨機応変に対応する能力が求められます。
PMOを設置する場合、気をつけたいことがあります。注意点についてくわしく解説します。
PMOとPMの信頼関係
PMOを設置するうえでは、PMやプロジェクトメンバーとの信頼関係の構築が重要です。PMOのスキルや経験が豊富なら、現場でPM以上に頼られる可能性もあります。ただし、PMがPMOに依存しすぎたり、意見の対立により関係が悪化したりする恐れもあるため、注意が必要です。PMOを設置する際は、PMOとPMやプロジェクトメンバーとの信頼関係をしっかり構築しましょう。
現場との衝突を防ぐ
PMOは主にプロジェクトの管理を担当しますが、現場との調整も重要です。例えば、厳しく管理しすぎたり、対応が高圧的だったりすれば、衝突が生まれる恐れがあります。PMOと現場が協力してプロジェクトを推進できるよう、メンバーに対して事前にPMOの必要性を説明しておきましょう。そのうえで、働きやすい環境を整えることが大切です。
PMOは、プロジェクトに関する作業を管理してPMをサポートします。PMOには複数の種類があり、それぞれ異なるタスクを担当しています。PMやメンバーとの関係性にも配慮してPMOを設置すれば、よりスムーズにプロジェクトの成功を目指せるでしょう。
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