プロジェクトの進行役であるPMを補佐する役割を果たすのが、PMOです。PMOは社内で人材を起用するほか、外注することもできます。この記事では、PMOの必要性やフリーランスに依頼するメリット・デメリットを解説します。フリーランスPMO案件の種類や外注先の選び方などについてまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
PMOとは、Project Management Officeの略語です。PM（Project Manager）の意思決定を支援し、プロジェクトの成功に向け、プロジェクトを円滑に推進する役割を担います。例えば、以下のようなケースではPMOの存在が必要不可欠です。
・複数プロジェクトを兼務していてPMの負担が大きい
・プロジェクトが大規模でPMだけではマネジメントしきれない
プロジェクト規模や特性によっては、複数名のPMOがチームとしてプロジェクトに加わります。
PMOの役割
PPMOはPMの意思決定を支援するための役割を担います。さまざまな手法を用いてプロジェクトの進捗・品質・予算等といったプロジェクトの状況を可視化し、可視化した情報からプロジェクトの問題とその打ち手を明確にします。PMが判断できる材料を集めることで、意思決定のスピードを上げ、プロジェクトの進行を加速させます。
企業の成長にPMOは欠かせない
PMのサポートやプロジェクトの総括などをPMOが担当することで、プロジェクトの可視化・プロセスの標準化を推進できます。PMOを設置することでPMの負荷が軽減されるため、PMにとって最も重要な意思決定に集中することが可能です。その結果、プロジェクトの進行が円滑になり、大きな成果につなげられます。プロジェクトを成功させ、企業の成長に貢献するためにもPMOは欠かせません。
PMOは外注も可能
PMOにはプロジェクトマネジメントのスキルが必須です。社内でPMOを置きたくても、人材が足りないといったケースは少なくありません。そのため、複数のプロジェクトを同時進行する場合は、PMの負担が大きくなり、プロジェクトに悪影響を及ぼすリスクがあります。必要に応じてPMOを外注することで、専門知識のある人材を必要な期間だけ確保できます。
PMOの外注により、プロジェクトの成功率向上とコスト削減につながるメリットがあります。
専門知識を活用できる
PMOを外注すれば、外部の専門知識がある人材をプロジェクトに合わせて活用できます。実績が豊富な依頼先であれば、ノウハウや経験を活かしたプロジェクトマネジメントが可能です。社内組織と比べて客観的な視点を持っている点も、外注するメリットです。
コスト削減につながる
社内の人員をPMOとして起用するなら、育成費や人件費が必要です。PMO人材を育成するには、コストだけでなく時間もかかります。また、プロジェクトごとに依頼できる外注と違い、「育成した人材が突然退職してしまう」などのリスクも考慮しなければなりません。外注では、紹介手数料や人件費が発生しますが、トータルで見るとコスト削減につながります。
一方で、PMOの外注は社内の人材が育ちにくく、セキュリティ上のリスクもあります。
社内にノウハウが蓄積されない
PMOを完全に外注すると、社内にノウハウが蓄積されません。将来的に社内にPMOを設置したい場合は、ある程度PMO業務に関わって手法を学ぶか、外注PMOへ社内人材の育成を依頼しましょう。コンサルティング会社によっては、トレーニングプログラムが用意されている場合もあります。
社情報セキュリティのリスク
外部人材と情報を共有することになるため、社内の人材だけで構成されたプロジェクトと比べると、情報漏えいのリスクは高まります。外注も含めたセキュリティ教育や、秘密保持契約などのセキュリティ対策が必要です。
PMOはフリーランスに外注する方法もあります。どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
小規模案件も依頼しやすい
フリーランスは依頼のハードルが低いので、小規模案件でPMOを設置したい場合に向いています。コンサルティング会社へPMOを依頼する場合、小規模案件では成果に対してコストが高くなる傾向があるためです。
柔軟な対応を受けやすい
コンサルティング会社で対応してもらえないような案件でも、フリーランスなら柔軟に対応してもらえる可能性があります。稼働開始や対応時間などで融通が利きやすい点も、フリーランスに依頼するメリットです。
フリーランスのPMOには特有のデメリットがあります。特に注意したいデメリットを4つ解説します。
実績がわかりにくい
フリーランスは実績がわかりづらく、個人が経験した特定の領域にスキルが偏る傾向があります。特に、新規でフリーランスに案件を依頼する場合は、期待するだけのパフォーマンスが得られない可能性もあります。
組織的なサポートを受けられない
組織的なサポートを受けられない点もフリーランスのデメリットです。一時的にPMOの増員が必要なときに調整が難しく、増員できたとしてもPMO同士の横連携に時間と工数がかかります。参画したフリーランスが期待した通りの成果を上げることができない場合、サポート体制がないためプロジェクトが失敗するリスクも高まります。
継続的な依頼が難しい
フリーランスは継続的に案件を依頼できる保証がありません。優秀なフリーランスは担当する案件が多く、スケジュールも埋まりがちです。予定通りに依頼できないと、プロジェクトが滞るリスクがあります。
情報漏えいのリスクがある
フリーランスだからといって、一概に情報漏えいのリスクが高まるわけではありません。ただし、個人差が生じやすく、セキュリティ対策が十分ではないケースも散見されます。意図せず情報が洩れることがないよう、機密保持契約を締結することが大切です。また、不要なトラブルを防ぐ意味でも、違反を原因とする損害が発生した際の責任について明記しておきましょう。
PMOをフリーランスに依頼する際の案件は、サポート型・管理型・主導型の3種類に分けられます。ここでは、それぞれの特徴を解説します。
サポート型の案件
サポート型では、データ収集や資料作成、進捗の把握など、比較的簡単な業務を担当します。PMOが事務作業を一手に担うため、プロジェクトメンバーは本来の業務に集中することが可能です。その結果、チーム全体の業務負担軽減と生産性の向上を実現できます。
管理型の案件
管理型では、プロジェクトのマネジメント全般を担当します。プロジェクトを円滑に進行できるよう、ルール策定や導入、改善などプロセスの整備と実行が主な役割です。大規模なチームや長期的なプロジェクトでは、管理型のPMOを設置することで業務の負担が軽くなり、パフォーマンスが向上します。
主導型の案件
主導型では、プロジェクト全体の指揮やパフォーマンスの維持をはじめ、重要度の高い業務を担当するケースが一般的です。プロジェクトによっては、PMの意思決定へ関与することもあるため、担当する業務の専門知識や実績が求められます。主導型の案件では、PMOとしての豊富なマネジメント経験も不可欠です。
PMOの外注を検討する場合、コンサルティング会社に依頼することで望む結果を得やすくなります。
リソースが豊富でコスト調整の幅を持てる
コンサルティング会社はリソースが豊富なため、プロジェクトフェーズに応じて、期間、スキルセット、要員レベルを選択できます。コスト調整の幅が持てるので、予算に合わせた依頼が可能です。
短期間の業績アップ
コンサルティング会社へのPMO外注では、短期間での業績アップが期待できます。コンサルティング会社には、プロとしての高度な知識が蓄積されており、ノウハウが広く共有されている点も特徴です。知見のある専門家がチームに加わることで、社内の人材だけでは難しいプロジェクトにも挑戦しやすくなります。
第三者の視点で中立的
コンサルティング会社に依頼することで、第三者視点からの公平なアドバイスが受けられます。中立的な立場でサポートしてもらえるため、社内の人間関係が持ち込まれる心配もありません。社内のメンバーでは気づかなかったり、指摘しにくかったりする課題をはっきり提示してもらえる点も、コンサルティング会社を利用するメリットです。
コンサルティング会社によるPMOのデメリットとしては、主にコスト面があげられます。専門家が対応し、組織としてのサポートも受けられるため、フリーランスと比べると費用は高くなる傾向があります。増えたコストはプロジェクトの成果によって回収する必要があるものの、小規模な案件では十分な費用対効果が見込めないケースがあります。
フリーランスやコンサルティング会社によって、専門分野や対応範囲は異なるため、自社のニーズに適したPMOを外注することが大切です。ここでは、PMO外注先を選ぶためのポイントを紹介します。
PMOの実績
PMO外注先を選ぶ際は、過去の実績を確認することが大切です。まずは、自社と同じ業界でのPMO実績を見てみましょう。プロジェクトの分野と似た実績があれば、さらに高い効果が期待できます。専門性の高い業務を依頼するときは、コンサルタントが保有している資格も重要な判断基準となります。
対応の柔軟さ
対応の柔軟さもPMOの外注先を選ぶうえでの重要なポイントです。プロジェクトにおいては急なスケジュール変更や、予期せぬトラブルが生じることも少なくありません。臨機応変に必要な体制が提案できる外注先ならば、問題が大きくなる前に適切な対処ができます。
PMOを外注することで、プロジェクトの円滑な進行と効率的な利益拡大が期待できます。自社のニーズに合った外注先を選ぶためには、実績、サポート体制、コストなどを比較検討することがポイントです。
MSOLは、創業2005年のマネジメント専門会社で、上場企業をはじめ幅広い業界のプロジェクト支援の実績があります。プロジェクトマネジメントの実行支援に強みがあり、DX推進に関わるものからトレーニングプログラムまで、さまざまなサービスをご用意しております。お客様の課題や予算に合わせて最適なメニューをご提案させていただきますので、まずはお気軽にご相談ください。
お問い合わせはこちら
（会社名：株式会社マネジメントソリューションズ 略称：MSOL エムソル 監修者名：福井寿和）