【要約】ＰＭＯ導入フレームワーク
弊社創業者・高橋信也（著）「ＰＭＯ導入フレームワーク～プロジェクトを成功に導く、人・組織・プロセス・ツール～」のエッセンスに、最新のPMO定義を反映した要約版です。
当社はプロジェクトマネジメントの知識と経験を有し、皆様のプロジェクトが成功するお手伝いをさせていただいております。 プロジェクトマネジメントに関する疑問や課題がある方、成功への道筋をお探しの方、どうぞお気軽にご連絡ください。お問合せはこちらからどうぞ。
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本記事の読みどころ
PMOは、プロジェクトを成功させるために重要な役割を果たします。PMOの働きにより、各プロセスをスムーズに進行しやすくなるでしょう。初めてPMOを導入する場合、押さえておきたいポイントが複数あります。この記事では、PMOを初めて設置する際の注意点を解説します。PMOを導入するメリット・デメリットやPMOの職種などについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
PMOの概要
そもそもPMOとは、どのようなものなのでしょうか。ここでは、PMOの概要を解説します。
PMOが必要とされる理由
PMOは「Project Management Office」の略であり、日本語で表すと「プロジェクト管理事務局」となります。PMOは、プロジェクト成功請負人です。プロジェクトが円滑に運営される事を目的とし、プロジェクトマネージャやプロジェクトオーナーの意思決定支援を行う専門組織・役割を担います。プロジェクトの規模が大きくなり、関わる部署、参加するメンバーが増えるほど、PMだけでは管理しにくくなります。PMが複数プロジェクトを担当しているケースでも同様です。その場合、PMOは、PMのサポート役としての役割を果たします。
PMOとPMは権限の範囲が異なる
PMOとPMは、権限の範囲に違いがあります。PMOはPMの意思決定を支援し、PMはプロジェクト全体をマネジメントする権限をもっています。PMOはPMをサポートする立場であり、プロジェクトの一部に対してマネジメントの権限があるといえるでしょう。PMOの存在により、プロジェクトの品質がPMの力量のみに左右されるリスクを軽減できます。
初めてPMOを導入するメリット
PMOを導入すると、さまざまなメリットを得られます。ここでは、初めてPMOを導入するメリットを解説します。
プロジェクトの進捗・課題を可視化できる
PMOの導入により、プロジェクトの進捗や課題を可視化できます。問題に対しても、スムーズな対策が可能です。たとえば、現場のメンバーだけでは課題を適切に共有できず、解決が先送りになるケースも多くなります。しかし、PMOの存在により、現場の問題を全体的にチェックできます。その結果、問題の早期発見や素早い解決を目指すことが可能です。
習熟度を均一化できる
メンバーによって、それぞれ得意不得意は異なります。成り行きに任せていると、その分野を得意とするメンバーの業務量が増えがちです。しかし、PMOがいる場合、業務量を適切に振り分けられます。業務量を均一にでき、それぞれの力を発揮してプロジェクトを進行しやすくなるでしょう。
業務の効率化ができる
PMOの役割の1つとしてプロジェクトの進捗管理があげられます。プロジェクト全体を俯瞰で捉えることができるため、チームごとの進捗も把握可能です。遅延が発生している場合も早期に発見でき、状況を改善するためにメンバーを再配置できます。PMOを導入すれば、より効率的に業務を進められる可能性が高くなります。
初めてPMOを導入するデメリット
初めてPMOを導入する場合、デメリットも生じる可能性があります。
チームの士気を下げるリスクがある
PMOが機械的に進捗を管理していると、チームやメンバーのモチベーションが下がる原因になります。単に進捗をチェックするだけでなく、積極的なコミュニケーションにより業務の効率化を目指すことが大切です。例えば、遅延が発生している場合、話し合いを通してメンバーに寄り添った解決策を模索する必要があります。
職場の雰囲気が悪くなるケースもある
PMOが厳しく進捗を管理しすぎると、メンバーが萎縮する恐れがあります。そもそもPMOの進捗管理の目的は遅延の解消ではなく、遅延が発生しないよう先回りした対策をとることです。職場の雰囲気が悪くならないよう、PMOが率先して遅延を防止する取り組みを展開する必要があります。PMOと現場のメンバーがスムーズにやり取りできるように、良好な関係を構築することも重要です。
初めてPMOを導入する際のポイント
初めてPMOを導入するうえでは、意識したいポイントがあります。以下で具体的なポイントを解説します。
PMOの役割を明確にする
PMとの役割分担を決めないままPMOを導入した場合、現場のチームやメンバーが混乱する恐れがあります。単にPMOを導入するだけではプロジェクトをスムーズに進められないため、まずはPMOの役割を明らかにしましょう。役割が決まっていれば、導入後の効果についても評価しやすくなります。
PMOの導入基準を検討する
PMとは違い、PMOは必ずしもすべてのプロジェクトで必要なわけではありません。PMOを導入するかどうかは、プロジェクトの規模とともに、PMの経験やスキルを考慮したうえで決定しましょう。定めた導入基準を満たしている場合でも、PMOを導入せずにプロジェクトを進めることは可能です。
PMOの導入の費用対効果を考える
PMOを導入するにはコストがかかります。例えば、社内PMOを確保するには、育成や採用の費用がかかるでしょう。社外PMOを活用するには、報酬の支払いが必要です。PMOがいればプロジェクトの失敗を防いで成功率を高められるため、費用対効果を考慮して導入を検討してください。
4種類あるPMOの職種
PMOの職種は4種類あります。それぞれの特徴や求められるスキルについて、以下で解説します。プロジェクトの規模、PMの経験やスキル、ニーズ等に合わせて4種類のPMOを組み合わせてチームを作ると良いでしょう。
参謀型PMO
参謀型PMOは、職種でいうとプロジェクトマネジメントコンサルタント（PMC）を指します。主な役割は、PMをサポートしてプロジェクトを円滑に進めるための計画を立てることです。マネジメントスキルやコミュニケーション能力が求められます。
推進型PMO
推進型PMOは、プロジェクトマネジメントアナリスト（PMA）を指します。PMやチームのリーダーの相談役として、プロジェクトの推進に貢献します。状況を正しく分析して適切なアドバイスをするスキルが必要です。どのような相手にも意見を明確に伝える必要もあるため、コミュニケーション能力も重要です。
管理定着型PMO
管理定着型PMOは、プロジェクトコントローラー®（PJC）を指します。主な役割は、PMが意思決定する際に、必要な情報を得るための環境を整えることです。プロジェクトの進捗状況を可視化するため、管理体制を設けて定着を図ります。コミュニケーション能力や、さまざまな相手と信頼関係を築くスキルが求められます。
事務局型PMO
事務局型PMOは、プロジェクトアドミニストレーター®（PJA）を指します。リーダーをサポートするために、メンバーがスムーズに働ける環境づくりを推進します。リーダー層からの多種多様な作業依頼に応える必要があり、プロジェクト全体の状況を把握した上での臨機応変な対応力が必要です。
初めてのPMO導入で知っておきたい豆知識
初めてPMOを導入するうえでは、PMOについて理解しておくと安心です。ここでは、知っておきたい豆知識を解説します。
PMOの活動は組織の課題によって異なる
PMOのタイプは、課題へのアプローチ方法によって3つに大別できます。1つ目は、PMから依頼されてアドバイスやサポートを行う支援（助言）タイプ。2つ目は、必要な情報を収集し、課題を発見するコントロール（管理）タイプ。3つ目は、トラブルが発生した際にPMやメンバーに指示を出し、プロジェクトに直接介入する指揮タイプとなっています。
PMOに適した性格
PMOには、交渉力がある人が適しています。プロジェクトにはPMや顧客といったさまざまな利害関係者がおり、PMOの仕事はそれぞれの間に立って調整することです。折衝が得意な人なら、PMOの業務でもスキルを役立てられます。
PMOに必要なスキル
PMOには、プロジェクトマネジメントのスキルや契約に関する知識などが必要です。資料をわかりやすくまとめるスキルもあると役立ちます。また、リスクマネジメントやタイムマネジメントの力も求められるでしょう。加えて、プログラミングをはじめとするITスキルがあれば、エンジニアとのやりとりもスムーズになります。
日本と海外のPMOの違い
日本と海外では産業構造が異なるため、PMOにも違いがみられます。欧米の企業では、全社型のPMOであるEPMO（Enterprise PMO）が一般的です。社内にいるEPMOが経営からプロジェクトまで対応するため、高い投資効率を期待できます。
一方、文化や意思決定のスキームの違いなどにより、現在の日本ではEPMOは浸透していません。とはいえ、近年はデジタル化やサービスの融合などが顕著になっており、問題解決や意思決定について、プロジェクトを横断して取り組まざるを得ない状況になっています。
MSOLは従来の取り組みに加えてEPMOや部門PMOの支援も実施しているため、あらゆるレイヤーのPMOに対応可能です。
PMOに役立つ資格
資格がなくてもPMOの業務に対応できるものの、資格があれば業務に対する理解はより深まります。PMOに役立つ資格としては、PMP®やプロジェクトマネージャ試験（IPA)があげられます。最近では、アジャイル系の資格の注目度も高いです。ここでは、PMP®やプロジェクトマネージャ試験（IPA)の概要を解説します。
PMP®
PMP®は、アメリカのプロジェクトマネジメント協会のPMIが認定している国際資格です。合格するには、プロジェクトマネジメントの国際標準である「PMBOK®ガイド」を理解する必要があります。プロジェクトマネジメントの知識を体系的に身につけたい人や、PMOとしてグローバルに活躍したい人などにおすすめの資格です。
プロジェクトマネージャ試験
プロジェクトマネージャ試験（IPA）は、PMとPMOのどちらを目指す場合にも役に立つ資格です。合格すれば、プロジェクトを成功させるために必要な技術とともに、体制やメンバーの配置に関する知識があることも証明できます。
まとめ
PMOを設置することが、プロジェクトの成功に役立ちます。プロジェクトの進捗や課題を可視化し、業務の効率を高めることが可能です。PMOの職種は複数あるため、プロジェクトの性質や目的に合わせて設置しましょう。
MSOLは、プロジェクトマネジメントの実行支援を強みとしています。2005年に創業して以来、19年間さまざまな企業をサポートしてきました。具体的には960件以上のプロジェクトを支援した実績があり、取引社数は100社以上です。プロジェクトを成功させるためのPMOの設置について、ぜひご相談ください。
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（会社名：株式会社マネジメントソリューションズ 略称：MSOL エムソル 監修者名：福井寿和）
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