PMOとは、プロジェクト全体を把握して管理する部門です。PMOを導入する際は、スキルセットを確認する必要があります。この記事では、PMOのスキルセットについてくわしく解説します。PMOが必要な背景や依頼先を判断する際に役立つ資格についても解説するため、ぜひ役立ててください。
PMOとは「Project Management Office」の頭文字をとったもので、プロジェクトをマネジメントする部署や組織のことです。
ただし、コンサルティング業界で「PMO」という場合、一般的に「PMOコンサルタント」をさしています。PMOが果たすべき機能については、場面に応じて判断する必要があります。
PMとの違いとは
PMとPMO。似た言葉であり、ともにプロジェクトを進行させるパートナー同士といえますが、その役割はまったく異なります。
PMにとって最も重要な仕事は、「スピーディーで正確な意思決定」です。いくら判断が速くても、それが誤っていたら大きなマイナスにつながりますし、正しい判断ができてもスピードが遅ければ、市場でのシェアを逃がすことにもなりかねません。速さと正確さを兼ね備えた意思決定、これがPMの責務です。
速さと正確さを兼ね備えた意思決定のために動くのがPMOです。PMOは業務を通じ、さまざまな手法を用いて現場で起こっていることを可視化して、精度の高い情報をスピーディーにとりまとめてPMに渡します。つまり、PMの意思決定を支援し、そのためのあらゆる業務を手掛けるのがPMOというわけです。
PMOが重要になっている理由は、プロジェクトが複雑化していること、グローバルプロジェクトや、大規模プロジェクトの増加などがあげられます。複数のプロジェクトが同時に稼働している状況では、マネジメントにおいて課題が発生しやすいです。その解決策としてPMOを導入するケースが増えています。
PMOの仕事内容は多岐にわたります。ここでは、役割別にPMOの仕事内容を解説します。
参謀型PMO
プロジェクト全体を把握し、PMを支えるプロジェクトマネジメントコンサルタントが参謀型PMOです。プロジェクトを円滑に進めるための具体的な計画を立てるとともに、PMと一緒に統括するためのマネジメントスキルが必要です。また、さまざまな相手と関わるため、人間的な深さや広さが求められます。
推進型PMO
情報を分析し、PMへアドバイスするプロジェクトマネジメントアナリストが推進型PMOです。PMやチームリーダーなどから相談を受け、プロジェクトを推進するためにサポートします。よって、分析や的確な助言を行うスキルが求められます。ときには言いにくいことを伝える必要もあるため、コミュニケーション能力も重要です。
管理定着型PMO
プロジェクトの可視化を目指し、プロジェクトを管理するためのプロセスを策定したり、その定着を図るプロジェクトコントローラーが管理定着型PMOです。PMが意思決定する際に、必要な情報を得られるよう状況に即したプロセスを選択する必要があるため、冷静な分析力や判断力が求められます。
事務局型PMO
プロジェクトにおいて発生するさまざまな作業の管理、メンバーが働きやすい環境の整備などを行い、プロジェクトリーダーをサポートするプロジェクトアドミニストレーターが事務局型PMOです。PMやプロジェクトリーダーから幅広い依頼を受ける可能性があり、臨機応変に対応する能力が求められます。
PMOを導入した場合、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここでは、自社にPMOを導入するメリットを解説します。
プロジェクトを可視化できる
PMOの導入により、進捗、課題、リスク、予算などの管理が適切に行われるようになります。現状を可視化できるため、問題の発生を未然に防止できます。たとえ問題が起きても、原因究明がスムーズになります。
プロジェクトの質が向上する
PMOがサポートするとPMの負担を軽減できるうえに、プロジェクトの状況をリアルタイムで把握できます。その結果、プロジェクトの成功率向上が期待できます。PMOの経験が増えればナレッジも蓄積されるため、プロジェクトの質がさらに高まります。
業務効率の改善につながる
PMOは業務の非効率な部分を改善し、プロセスやルールを徹底させる役割も果たします。プロジェクトのメンバーが対応している業務の効率が高められるため、より少ない労力で高い成果を出せるようになります。
自社にPMOを導入すれば、デメリットも生じます。具体的にどのようなデメリットがあるか解説します。
意見の食い違いが生じる場合がある
場合によっては、PMOと現場の意見や考えが食い違うケースもあります。PMOの存在がネックとなり、プロジェクトが失敗する恐れもあります。PMOの導入にあたっては、PMOと現場の信頼関係の構築が重要です。また、PMOの役割についても事前に確認しておく必要があります。
PMの存在感が薄くなる可能性がある
PMOを導入した結果、PMOがPMの役割も担ってしまう場合もあります。PMの役割があいまいになるとチームが機能しなくなる可能性があるため、注意が必要です。PMとPMOの業務分担を徹底する必要があります。
育成が難しく効果が出るまで時間とコストがかかる
従業員をPMOにするには、プロジェクトマネジメントの知識と経験が必要です。それらを身につけるには、時間とコストがかかります。また、PMOとしての新しいキャリアプランも考えなければなりません。社内での任用が難しければ、外注もおすすめです。
ここでは、PMOに求められるスキルセットの一例について解説します。
コミュニケーション力
PMOはPMやプロジェクトのメンバーと頻繁にやり取りするため、コミュニケーション力が不可欠です。また、PMOの役割としてはステークホルダーとの折衝もあり、それぞれの立場に合わせた対応力が求められます。
傾聴力
PMOは各分野のメンバーが抱える課題や意見を聞き取る必要があるため、傾聴力が重要です。各分野のメンバーから傾聴した内容を踏まえ、プロジェクトを取り巻く環境を調整します。
ロジカルシンキング
PMOには論理的思考（ロジカルシンキング）が必要です。物事を論理的に捉えて整理し、伝えるために必要です。ロジカルシンキングができるPMOは問題の原因をスピーディに特定でき、早期解決を促せます。
リスクマネジメント力
PMOには問題の発生を未然に防ぐため、リスクを予測したうえで先手を打つスキルが必要です。たとえば、資料やヒアリングした内容をもとにリスクを洗い出し、具体的な対策を練るスキルを身につけていなければなりません。
タイムマネジメント力
PMOはプロジェクト全体を俯瞰して捉える立場であり、チーム全体のスケジュールを管理する力も重要です。遅延している業務を洗い出してサポートし、全体のパフォーマンスを一定以上に保つ必要があります。
コストマネジメント力
PMOにはプロジェクトにかかるコストを管理する能力（コストマネジメント力）が必要です。PMOは、プロジェクトや個別の取り組みの費用対効果を確認したり、将来の予算を設定したりできなければなりません。
ファシリテーション力
PMOにはプロジェクトに関する話し合いを一定時間内でまとめるために、ファシリテーション力がも重要です。プロジェクトPMO内の会議だけでなく、経営層とのミーティングで司会進行を担当する場面もあります。
ドキュメンテーション文書力
PMOはプロジェクトの進捗状況などをドキュメントテキストでまとめるため、ドキュメンテーション文書力も必要です。また、資料を作成するうえでは、MicrosoftのWord、Excel、PowerPointなどのスキルもあると役立ちます。
言語力
PMOには言語力が必要です。言語力とはプロジェクトに関する要望や課題などを言葉で表す力です。メンバーや経営層など立場が異なる相手に説明するうえでは、それぞれに合わせた表現で伝える必要があります。
語学力
国際的なプロジェクトに携わる場合、PMOには語学力も求められます。たとえば、英語力については、TOEICや英検などのスコアで判断可能です。プロジェクトに関係のある国によって、実際に必要となる語学力は異なります。
経営センス
経営センスとは、経営状況や事業戦略を客観的に把握したうえで、問題点を洗い出す力です。PMOに経営センスがあれば、プロジェクトのリソース、例えばコストパフォーマンスなどの分析や判断ができます。
システム開発の知見
システム開発の知見があるPMOは、エンジニアが抱えている問題にも対処できます。また、システム開発について理解していると、現場にとって適切な人材をアサインしやすくなるでしょう。
情報セキュリティのマネジメント力
PMOには、情報セキュリティに関するスキルや経験が必要です。セキュリティエンジニアの経歴があれば、よりよいでしょう。情報セキュリティのマネジメント力は、情報セキュリティ業界において特に重要なスキルだといえます。
PMOに関する資格は複数あります。PMOを導入する際に確認したい資格について解説します。
PMP®
PMP®は、アメリカのプロジェクトマネジメント協会のPMIが認定している国際資格です。合格するには、プロジェクトマネジメントの国際標準である「PMBOK®ガイド」を理解する必要があります。プロジェクトマネジメントの知識を体系的に身につけたい人や、PMOとしてグローバルに活躍したい人などにおすすめの資格です。取得後は3年ごとの更新が必要です。
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格（PJM-A）
一般社団法人日本PMO協会が運営している資格です。試験に合格するには、プロジェクトマネジメントの基本的な概念を理解している必要があります。資格があると、現場の業務で活躍できる人材であるという証明になります。取得後は2年ごとの更新が必要です。
PMOスペシャリスト認定資格
一般社団法人日本PMO協会が運営している比較的難易度が高い資格です。プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格（PJM-A）を、取得した後でなければ受験できません。試験では、PMOとしての知見をより深く試される問題が出ます。PMOスペシャリスト認定資格についても、取得後は2年ごとの更新が必要です。
PMO認定
プロジェクトを通じた価値の実現に貢献できる人材育成に特化した資格です。PJA認定、PJC認定、PMA認定の3種類が用意されています。取得した資格の種類によって、レベルが分かるようになっています。講義は、ZoomやGoogleドライブなどオンラインで受講可能です。
PMOはPMをサポートする役割があり、幅広い仕事内容に対応しています。PMOを導入すれば、プロジェクトの質や業務効率の向上を実現できます。
PMOには幅広いスキルや経験が必要であるため、社内での育成が困難な場合は外注を検討されることをおすすめします。
MSOLは、創業2005年のマネジメント専門会社で、上場企業をはじめ幅広い業界のプロジェクト支援の実績があります。プロジェクトマネジメントの実行支援に強みがあり、DX推進に関わるものからトレーニングプログラムまで、さまざまなサービスをご用意しております。お客様の課題や予算に合わせて最適なメニューをご提案させていただきますので、まずはお気軽にご相談ください。
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（会社名：株式会社マネジメントソリューションズ 略称：MSOL エムソル 監修者名：福井寿和）