【要約】ＰＭＯ導入フレームワーク
弊社創業者・高橋信也（著）「ＰＭＯ導入フレームワーク～プロジェクトを成功に導く、人・組織・プロセス・ツール～」のエッセンスに、最新のPMO定義を反映した要約版です。
当社はプロジェクトマネジメントの知識と経験を有し、皆様のプロジェクトが成功するお手伝いをさせていただいております。 プロジェクトマネジメントに関する疑問や課題がある方、成功への道筋をお探しの方、どうぞお気軽にご連絡ください。お問合せはこちらからどうぞ。
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本記事の読みどころ
プロジェクトにはさまざまな要素が絡んでいるため、異なる部署との連携が必要になる場面も多くあります。しかし、適切にコミュニケーションや調整ができないとスムーズに連携ができず、プロジェクトの進行にも影響が出てしまいます。
そのようなケースで役立つのがプロジェクト統合マネジメントです。この記事では、プロジェクト統合マネジメントの概要や重要性、方法などを解説しているので参考にしてみてください。
プロジェクト統合マネジメントとは
プロジェクト統合マネジメントは、個々のプロセスの関連性を見極め、総合的にプロジェクトの調整や意思決定を支援するマネジメントプロセスです。
プロジェクト全体を組織的に把握することで適切な調整がしやすくなり、プロジェクトの成功確率を高めるのに貢献します。
プロジェクトマネジメントの知識体系であるPMBOKにおいて「プロジェクト統合マネジメント」は、10の知識エリアと呼ばれるプロジェクトマネジメントを実施する際に求められる知識エリアの1つです。
また、似た言葉として挙げられるプログラムマネジメントは、複数のプロジェクトを統合管理して進行する手法であり、プロジェクト統合マネジメントとは別の概念です。
プロジェクト統合マネジメントはどんなときに必要か
プロジェクト統合マネジメントは、主に以下のような場面で必要になります。
- 複数のチームが関わるプロジェクトで、目標にむけた進行状況を確認したいとき
- プロジェクトの進行状況に応じて、意思決定や評価をするとき
- プロジェクトをスムーズに進行させたいとき
- プロジェクト進行において問題やミスが起きても、早期に発見し、適切に対処したいとき
プロジェクト統合マネジメントが重要である3つの理由
プロジェクト統合マネジメントが重要である理由について、下記で3つ取り上げて解説します。
1.プロジェクトを効率的に進行できる
プロジェクトを効率的に進行できることが、プロジェクト統合マネジメントが重要である大きな理由です。
異なる性質や方向性のタスクやプロセスでも、統合して管理や調整をすることでリソースの効率的な活用を実現できます。タスクやプロセス間で発生している重複を取り除き、作業や進行における不要な部分を減らすことで、プロジェクトを効率的に進行できるでしょう。
2.コミュニケーションを円滑に行える
コミュニケーションの円滑化もプロジェクト統合マネジメントが重要な理由の1つです。
プロジェクトを統合管理できれば、各所からの進捗報告が1か所に集まりやすくなります。作業によっては、別部署やチームの進捗状況の把握が必要ですが、進捗をまとめて管理できていれば確認しやすく、コミュニケーションも円滑に行えます。
3.リスクの影響を最小化し、プロジェクトの安定性を高める
リスクの影響を最小化してプロジェクトの安定性を高められるのも、プロジェクト統合マネジメントが重要とされる理由です。
プロジェクト統合マネジメントは、プロジェクト全体の管理や確認ができるためリスクの評価にも役立ち、それぞれの部分で適切な対策を講じることができます。
また、異なる側面や要素を組み合わせることでも、リスクの影響を最小化しつつ、プロジェクトの安定性を高めるのに貢献します。
プロジェクト統合マネジメントの具体的な作業内容
プロジェクト統合マネジメントの作業内容は幅広くありますが、特に重要とされるのがプロジェクトの概要をまとめた文書の作成です。
文書作成だけではなく各担当者への指示出し、プロジェクトに関する知識の管理、進行状況の確認なども作業内容として含まれます。また、プロジェクト完了時には評価、振り返りも行います。
プロジェクト統合マネジメントのプロセス
プロジェクト統合マネジメントのプロセスは、全部で7つです。下記でそれぞれを解説します。
1.プロジェクトチャーターの作成
プロジェクト統合マネジメントにおける最初のプロセスは、プロジェクトチャーターの作成です。プロジェクトチャーターとは、プロジェクトの目的や実行方法、関係者などをまとめたドキュメントです。
プロジェクトチャーターによってプロジェクトの方向性を明確にして、全体の一貫性を確保するための基盤を作り上げます。
2.プロジェクトマネジメントプランの作成
プロジェクトチャーターの作成が完了したら、次はプロジェクトマネジメントプランの作成に移ります。
スコープ、スケジュール、コスト、品質、リスクなど、異なるプロジェクトプロセスの計画をさまざまな観点から見て、整合の取れる状態で統合し、全体の計画を作成しましょう。
3.プロジェクト作業の指示と管理
プロジェクトに関する計画や準備などが整ったら、プロジェクトの実行段階に移ります。プロジェクトの進行に合わせて、チームや担当者に対して適切な指示や進捗の管理などを行いましょう。
また、各関係者との会議や、計画書通りにプロジェクトが進んでいるかの確認も業務内容として含まれます。
4.プロジェクトに関する知識の管理
現在保有している知識や情報の活用、アウトプットだけではなく、プロジェクトの役に立ちそうな情報の収集、新たな知識のインプットや活用方法の考案なども重要です。
プロジェクトの円滑な進行や、目標が達成できるように、チームメンバーが成果物を作るために必要な全情報を確保することを意識しましょう。
5.プロジェクト作業の監視と制御
プロジェクトが実行の段階に乗って進行している最中は、プロジェクト作業の監視と制御が業務内容となります。
具体的には、プロジェクトの進捗や各部署や作業などのパフォーマンスを監視して、目標に向かって順調に進んでいるかを確認します。
さらに、進捗状況と実績を比較するなどして、適切な調整の実施や対策の提案をすることも大切です。
6.統合変更管理の実行
実際に作業をしてプロジェクトを進行していくと、チームや担当者などから内容の変更を要求される場合があります。
要求の内容は妥当かつ適切か、変更を実施した際に発生する計画や作業、チームや担当者などへの影響を考慮して、要求を実行に移すか判断しましょう。
7.プロジェクトの完了
プロジェクトの準備や進行の時間軸だけではなく、プロジェクトの完了まで含めてプロジェクト統合マネジメントのプロセスです。
プロジェクトが完了した際には、複数のプロジェクトプロセスの成果物を統合し、最終的な成果を確認します。
プロジェクトを振り返り、プロジェクト目的の達成度の評価や資料の作成などをして真に完了とします。
プロジェクト統合マネジメントを成功させる3つのコツ
プロジェクト統合マネジメントを成功させるコツとして挙げられるのが、以下の3つです。
1.リソース配分を適切に行う
リソース配分を適切に行うと、プロジェクト統合マネジメントが成功しやすくなります。特に、人材に関するリソースは、プロジェクトチームの選択や配置、スキルのマッチングなどが重要とされます。
なぜなら、プロジェクトに適切なスキルや経験を持つ人材を割り当てられると、タスクの効率的な実行と成果の向上が図れるからです。また、予算や時間などのリソースに関しても同様に適切な配分が重要です。
2.進捗管理をこまめに行う
こまめな進捗管理も、プロジェクト統合マネジメントを成功させるコツとして挙げられます。進捗管理は進行状況や達成度の把握だけではなく、課題やリスクなどを発見するのにも役立つからです。
課題やリスクは問題の発生に繋がる場合も多いため、こまめな進捗管理は、適切な対策を講じて問題発生を予防するという観点からも大切です。
3.プロジェクト管理ツールを活用する
プロジェクト管理ツールを活用することで、プロジェクト統合マネジメントが成功しやすくなります。プロジェクト管理ツールはさまざまな側面からプロジェクトの情報を収集し、視覚的に表現する機能を持っているためです。
他にも、ツールによってはプロジェクト計画の作成や調整のサポート、タスクを追跡して状況や進捗を把握する機能などがあります。
プロジェクト統合マネジメントを行う際に必要なスキル
プロジェクト統合マネジメントを行うプロジェクトマネージャーには、必要とされるスキルが複数あります。
代表として挙げられるのはコミュニケーション能力で、チームメンバーやステークホルダーなどさまざまな人と関わるため重要性が高いスキルです。
さらに、リーダーシップや問題解決力など、プロジェクトマネージャーはさまざまなスキルを身に付けているのが望ましいです。
まとめ
プロジェクト統合マネジメントの概要や重要性、作業内容やプロセス、成功に必要なコツやスキルなどを解説してきました。
しかし、プロジェクト統合マネジメントは担当者のノウハウやスキルに左右される部分も多く、安定的な運用は困難な場合が多いため、専門サービスの利用がおすすめです。
MSOLは、創業2005年のマネジメント専門会社で、上場企業をはじめ幅広い業界のプロジェクト支援の実績があります。プロジェクトマネジメントの実行支援に強みがあり、DX推進に関わるものからトレーニングプログラムまで、さまざまなサービスをご用意しております。お客様の課題や予算に合わせて最適なメニューをご提案させていただきますので、まずはお気軽にご相談ください。
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（会社名：株式会社マネジメントソリューションズ 略称：MSOL エムソル 監修者名：福井寿和）
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