【要約】ＰＭＯ導入フレームワーク
弊社創業者・高橋信也（著）「ＰＭＯ導入フレームワーク～プロジェクトを成功に導く、人・組織・プロセス・ツール～」のエッセンスに、最新のPMO定義を反映した要約版です。
当社はプロジェクトマネジメントの知識と経験を有し、皆様のプロジェクトが成功するお手伝いをさせていただいております。 プロジェクトマネジメントに関する疑問や課題がある方、成功への道筋をお探しの方、どうぞお気軽にご連絡ください。お問合せはこちらからどうぞ。
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本記事の読みどころ
プロジェクトを成功に導くためには、効果的なプロジェクトマネジメントが不可欠です。プロジェクトマネジメントは、具体的にどのように行えばよいのか課題を感じている方も多いのではないでしょうか。この記事では、プロジェクトマネジメントの手法や必要なスキルについて解説します。成功のポイントについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを成功へ導くために、スコープ・品質・コスト・スケジュール（SQCD）等を管理することです。ここでいうプロジェクトは、一定の目的を果たすための活動を表しています。
プロジェクトマネジメントを適切に行えば、目標達成への道筋を明らかにでき、進捗管理の効率化も可能です。そのためには、プロジェクトの特徴を捉えたうえで統合し、目標達成に向けた戦略的なアプローチを実行する必要があります。
プロジェクトマネジメントの目的
プロジェクトマネジメントの最大の目的は、効果的な計画、実行、管理により、目標を達成してプロジェクトを成功させることです。そのためには、適切なプロジェクトマネジメントによってリソースを効率的に管理し、無駄なリソースを最適に活用する必要があります。
また、リスクを最小限に抑えるための働きかけやチーム内の円滑なコミュニケーションの促進に注力することが重要です。
プロジェクトマネジメントの手法8選
プロジェクトマネジメントには、さまざまな手法があります。ここでは、プロジェクトマネジメントの8つの手法について解説します。
1.ガントチャート
ガントチャートは、規模の大きなプロジェクトを、細かなタスクに分けて可視化する手法です。
進捗状況を視覚的に共有できるため、プロジェクトマネジメントで活用されます。
縦軸に作業名・作業内容・担当者・開始日・終了日などの情報をおき、横軸に進捗状況を示します。プロジェクトの全体像やタスクの進捗状況を目視で把握できるため、管理しやすくなります。
2.カレンダー
プロジェクトマネジメントにおいてカレンダーは、日程やイベントの管理に最適です。例えば、タスクの締め切りや重要な会議の日程を一目で把握でき、予定の重複を防ぐことができます。タスクやイベントの予定を一目で確認できるため、予定の重複を回避できます。
予定の可視化によって、作業や予定に対する時間配分も計画的に行うことが可能になり、時間の浪費を減らし、効率的に業務を進められるようになります。
3.マインドマップ
マインドマップ®とは、アイデアや情報を階層構造で分けて整理し、それぞれの関連性を分かりやすくまとめたものです。中心から放射状に伸びる枝（ブランチ）を使い、主題、概念、サブトピックなどを描き込んで表します。
マインドマップはアイデアや情報を視覚的に整理しやすく、それぞれの関係が複雑な場合でもランダムに好きなところから見る事ができ、かつ１枚で全てを俯瞰できます。。アイデアや情報の関連性も明確になるため、新しい発想も生まれやすくなります。
4.PERT図
PERTは「Program Evaluation and Review Technique」を略したもので、プロジェクトの工程管理を中心とする手法です。
タスク同士の依存関係や、予想できる所要時間などを可視化し、優先順位をわかりやすくします。プロジェクトのフローや必要な工数がわかるようになり、的確なスケジュール管理や情報共有などに役立ちます。
5.WBS
WBSは「Work Breakdown Structure」を略したもので、プロジェクトを細分化・構造化して管理する手法です。
ガントチャートと一緒に活用されるケースが多く、プロジェクト全体の工数を整理し、管理しやすくなります。
プロジェクトの開始前にメンバーに必要なタスクを周知できるほか、タスクの優先順位を決める手段としても役立ちます。
6.プロジェクトタイムライン
プロジェクトタイムラインは、プロジェクトのスケジュールや進捗を可視化し、時系列で表現したものです。プロジェクトの開始から完了までについて、期間、タスクの順序、依存関係、マイルストーンなどを可視化できます。
タイムライン上に配置されたタスク同士の依存関係を矢印や線で示すため、それぞれの順序や関連性を一目で把握できます。
7.品質機能展開（QFD）
品質機能展開（QFD）は、「Quality Function Deployment」の頭文字をとった名称で、顧客の意見を製品やサービスに取り入れ、品質を向上させるための手法です。
顧客の意見と、製品やサービスの特性の関連を表にまとめることで、それぞれの対応関係が視覚的に分かりやすくなります。
8.カンバン
カンバン（Kanban）は、日本のトヨタ自動車株式会社で生まれたプロジェクト管理や生産管理の手法です。カンバンは「看板」のことで、タスクや作業の進捗を視覚的に表して管理します。
具体的には、タスクや作業の進捗をカードやスティッキーノートなどに記載してボード上に表示し、一目で把握できるようにします。最新の状況をリアルタイムで反映できるため、優先順位の調整も行いやすくなります。
システム開発におけるプロジェクトマネジメントの手法2選
ここでは、システム開発やソフトウェア開発において有効なプロジェクトマネジメントの2つの手法について解説します。
1.ウォーターフォール
ウォーターフォールとは、プロジェクトの進行を時系列に沿って直線的に進める手法の１つです。前の段階の作業が完了してから次の段階の作業を開始するため、作業を系的に進められます。
シンプルで分かりやすく、古くから使われてきた手法です。ただし、変更が生じた場合には柔軟な対応がしにくく、問題が生じる可能性もあります。
2.アジャイル
アジャイルとは、プロジェクトを短い期間で分けて管理する手法です。従来のウォーターフォールとは異なり、変化の激しい環境や顧客の要求の変化にも迅速に対応できます。
さらに、プロジェクトの透明性を高め、進捗状況を可視化できます。ただしプロジェクト全体の把握がしにくいため、注意も必要です。
プロジェクトマネジメントにおいて必要な3つのスキル
プロジェクトマネジメントを適切に行うには、手法だけでなくスキルも必要です。ここでは、プロジェクトマネジメントに必要な3つのスキルについて解説します。
1.コミュニケーションスキル
コミュニケーションスキルは、プロジェクトに携わるメンバーや、リーダーとのコミュニケーションをとるうえで重要です。伝えるスキルが高ければ、スムーズに情報共有できるほか、納得してもらいやすくなります。また、チームのメンバー同士だけでなく、ステークホルダーとのコミュニケーションも重要です。
具体的には、メッセージを正確に伝達したり、相手の言いたいことを正しく聞き取ったりするスキルが求められます。また、適切なツールを選定する力も必要です。
2.QCDの管理スキル
QCDとは「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」の頭文字をとった名称です。プロジェクトマネジメントにおけるQCDは、成果物の品質、コスト、納期のバランスをとるスキルを表しています。
プロジェクトを成功させるには、品質を維持しつつ、定めたコストや納期を守る必要があります。そのためには、品質管理、コスト管理、進捗管理のスキルが必要です。
3.分析力
プロジェクトマネジメントにおいては、データや情報の分析により正確な判断を下す力も重要です。プロジェクトの進捗、リスク、課題などの分析により問題を特定し、効果的な解決策を導き出す必要があります。
具体的には、データの収集方法、分析ツールの使い方、優先順位の付け方などについて熟知していなければなりません。
プロジェクトマネジメントを成功させる5つのコツ
プロジェクトマネジメントを成功させるには、何を意識すればよいのでしょうか。ここでは、5つのコツについて解説します。
1.明確な目標設定
プロジェクトを成功させるには、明確な目標設定が必要です。目的、成果物、スコープ、期限などを定義したうえで、プロジェクトの方向性をチーム内で共有しましょう。
明確な目標設定ができれば、チームのメンバーは同じ意識で業務に取り組めます。一貫性をもって作業できるため、プロジェクトの進行もスムーズになります。
2.適切なチーム編成
適切なスキルや経験をもつメンバーを選定できれば、プロジェクトが成功する可能性はより高くなります。強みや得意分野を活かした役割分担により、作業を効率的に進められるからです。
そのためには、各メンバーが担当する業務の内容や責任の範囲を明確にしたうえで、作業に取り組む必要があります。
3.効果的なコミュニケーションを促進する
活発なコミュニケーションは、チームの一体感を高めたり、情報共有によるスムーズな問題解決を実現したりするために重要です。報告の機会やミーティングを定期的に設け、進捗状況の確認や意見交換を行いましょう。
メンバー同士の信頼関係を構築できれば業務に関する相談がしやすくなり、プロジェクトがより円滑に進むようになります。
4.プロジェクトに潜在するリスクを予測する
プロジェクトを進めるうえでは、何らかのリスクが発生する可能性もあります。しかし、あらかじめリスクを予測して発生の確率や影響度を評価できれば、リスク予防策や、リスク顕在化時の対策を事前に考えておくことも可能です。
例え懸念していたリスクが実際に発生しても、事前に準備しておけば適切な対応ができます。
5.組織にマッチした管理ツールを導入する
プロジェクトマネジメントにおいてタスクの進捗管理やコミュニケーションを効率よく行うためには、プロジェクト管理ツールの導入も検討しましょう。
プロジェクトの規模や性質に合わせて適切なツールを選定すれば、情報の一元管理や可視化を実現できます。ツールがチームの作業をサポートする役割を果たし、プロジェクトの成功率を高められます。
まとめ
プロジェクトマネジメントとは、成功を目指してプロジェクト全体を管理する方法やプロセスです。さまざまな手法があり、プロジェクトの特徴や状況に応じて最適な手法を活用する必要があります。
株式会社マネジメントソリューションズ（MSOL エムソル）は、創業2005年のマネジメント専門会社で、上場企業をはじめ幅広い業界のプロジェクト支援の実績があります。プロジェクトマネジメントの実行支援に強みがあり、DX推進に関わるものからトレーニングプログラムまで、さまざまなサービスをご用意しております。お客様の課題や予算に合わせて最適なメニューをご提案させていただきますので、まずはお気軽にご相談ください。
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（会社名：株式会社マネジメントソリューションズ 略称：MSOL エムソル 監修者名：福井寿和）
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