【要約】ＰＭＯ導入フレームワーク
弊社創業者・高橋信也（著）「ＰＭＯ導入フレームワーク～プロジェクトを成功に導く、人・組織・プロセス・ツール～」のエッセンスに、最新のPMO定義を反映した要約版です。
当社はプロジェクトマネジメントの知識と経験を有し、皆様のプロジェクトが成功するお手伝いをさせていただいております。 プロジェクトマネジメントに関する疑問や課題がある方、成功への道筋をお探しの方、どうぞお気軽にご連絡ください。お問合せはこちらからどうぞ。
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本記事の読みどころ
プロジェクトマネジメントスキルとは、プロジェクトを成功に導くためにプロジェクト全体を管理し、推進するスキルです。では、従業員にプロジェクトマネジメントスキルを身に付けてもらうには、どうすればよいのでしょうか。この記事では、プロジェクトマネジメントに必要なスキルやスキルアップの方法を解説します。ぜひ、参考にしてください。
プロジェクトマネジメントスキルとは
プロジェクトマネジメントスキルとは、プロジェクトを成功に導くためにプロジェクト全体をを管理し、推進するために必要なスキルです。たとえば、プロジェクトの責任者であるプロジェクトマネージャーは、チーム内や社内外関係者の進捗管理や適切な指示、調整などを行う役割を持つため、プロジェクト全体をまとめます。
プロジェクトマネジメントに必要なスキルを解説
プロジェクトマネジメントに必要なスキルは大きく分けて5つです。ここでは、それぞれのスキルについて解説します。
プロジェクトの管理スキル
まずは、プロジェクトを管理するためのスキルです。管理と一口にいっても対象は多岐にわたり、プロジェクトのスケジュールから予算、リスク、担当者の割り当てなど多くの要素を同時に管理しなければいけません。すべての要素を網羅し、適切に管理することがプロジェクトの成功のためには重要です。また、仕事の優先順位を明確にしたうえで意識してさまざまな要素を管理することも大切です。
リーダーシップ
プロジェクトをまとめる役割となるため、強いリーダーシップが求められます。強いリーダーシップはプロジェクトの成功に影響を与えるだけでなく、従業員の士気を高める場合も必要となるでしょう。プロジェクトの関係者が増えれば増えるほど意思統一は難しくなるため、全体をまとめるためにリーダーシップの必要性が高まります。
業界の専門知識
プロジェクトマネージャーにとって、業界の専門知識も欠かせない要素です。また、チーム全体をまとめる役割を担うため、直接的な業務には関わらない場合が多いですが、専門知識がなければ適切な指示を出すことが難しくなります。さらに、顧客や関係者に対してプロジェクトの内容や進捗状況を分かりやすく説明する機会も多くあるため、業界の専門知識を活用して、わかりやすく伝える能力が求められます。業界の専門知識を理解し自分の言葉で説明できるスキルは、顧客や関係者との信頼関係を築く上でも非常に重要なものとなります。
課題管理・対応力
プロジェクトを進めるなかで問題が発生するケースは少なくありません。プロジェクトをスムーズに進めるためには、問題が発生した際に素早く原因を追究し、対応することが求められます。問題を見極めて適切な対応を導き出す問題解決力、対応を決めるための冷静な判断力も必要不可欠です。
コミュニケーション力
プロジェクトマネージャーは、さまざまな人と関わります。チーム内の従業員だけでなく、社内外の関係者、顧客などと関わることになるため、コミュニケーションは欠かせないスキルです。関係者との円滑なコミュニケーションを取り、良好な人間関係を作ることもプロジェクトの成功に影響を与えます。
プロジェクトのマネジメントに向いている従業員の特徴
プロジェクトのマネジメントに向いている従業員の特徴としては、以下で解説する7つが挙げられます。
目的を明確に理解している
プロジェクトマネージャーには、目的を明確に理解して、それに基づいて行動する力が必要です。目的をしっかりと定めて理解することで、芯のある一貫した行動が取れるようになります。こうした芯のある行動を続けることで、チームメンバーからの信頼感も高まるでしょう。
俯瞰的にプロジェクトを見ている
プロジェクトを俯瞰的に見ることができる人も、プロジェクトマネジメントに向いています。全体を俯瞰できることでリスクや課題の把握が容易になり、正しい優先順位の設定や対策の構築、迅速な対応へつながります。
クライアントの立場で物事を考えられる
プロジェクトマネージャーは顧客に近い立場にあります。そのため、お客様や取引先などのニーズを読み取り、顧客側に立って物事を考えられる人が向いています。顧客の求めるものを想像し、その意図を汲み取るスキルも必要です。
良質な人間関係を構築できている
良好な人間関係を構築できている人も向いています。人間関係が良好であれば関係者とのコミュニケーションがスムーズに進みます。チーム内の意見に耳を傾け、意見を尊重する姿勢を見せることで信頼関係が築かれて、最適な意思決定が可能になるでしょう。
物事の具体化がうまい
プロジェクトマネージャーは、顧客からの要望や意見を聞き取り、それを現場に伝える重要な役割を担っています。なかには曖昧な要望が含まれる場合もあるため、話をかみ砕いて伝えることが得意で、物事を具体的に現場に落とし込める人に向いています。
変化への対応が柔軟
プロジェクトは必ずしもすべてスムーズに進むわけではありません。何らかの問題が発生するケースも珍しくなく、スケジュール通りに進められないケースもあるでしょう。このような場合でも、状況に応じて柔軟に対応することが重要です。
真摯さがある
ドラッガーのマネジメントによると、マネジメントには真摯さが重要だとされています。真摯さとは「一貫した正直さ」と「一貫した誠実さ」を持って仕事を行うことです。
従業員にプロジェクトマネジメントスキルを高めてもらうメリットとは
従業員にプロジェクトマネジメントスキルを身に付けさせることで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
プロジェクトの進捗を管理しやすい
プロジェクトマネジメントスキルを高めることで、プロジェクト全体を俯瞰して見やすくなり、進捗管理がスムーズに進みます。さまざまな関係者がいるプロジェクトでも、押さえるべきポイントが明確になり、適切に管理できるでしょう。
業務効率化につながる
業務を従業員に適切に割り振り、予算を効果的に活用しやすくなることで業務効率化にもつながります。また、業務効率化のノウハウを蓄積することで、今後のプロジェクトにも活用できるため、会社全体としてのメリットも大きいです。
問題の未然防止につながりやすい
プロジェクトマネジメントスキルが高いと、プロジェクト全体を俯瞰して見ることができるためリスク管理にもつながります。問題が発生する前に先回りして防止できるため、スムーズにプロジェクトを進められ生産性も向上するでしょう。
チーム内のコミュニケーションが円滑になる
プロジェクトの要となる従業員を把握することで、コミュニケーションがより円滑になります。すべての従業員に注目するのではなく、プロジェクトの核となる従業員やリスクを抱えた従業員など、特にコミュニケーションが必要な従業員に焦点を当てて効率的にやり取りすることで、チーム内の円滑なコミュニケーションが可能になります。
従業員のプロジェクトマネジメントスキルをアップさせる方法を解説
従業員のプロジェクトマネジメントスキルを向上させるには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、5つの方法を解説します。
育成計画を作成する
プロジェクトマネジメントスキルを身に付けてもらうためには、まず育成計画を作成しましょう、従業員を育成するための目標や達成までの道のりを設定したものです。
育成計画は、組織や従業員個人の特性に合ったものを作ることが大切です。たとえば、従業員が過去にプロジェクトに関わったことがあるか、プロジェクトマネジメントの経験があるかなどさまざまな要素によって、育成が必要な部分は異なります。そのため、さまざまな従業員を想定して、適切な育成計画を立てましょう。
コーチングする
コーチングとは、対話によって課題や解決方法に気が付けるようにサポートし、目標達成まで導くコミュニケーション手法です。基本的に相手が自ら気付くようにサポートし、答えを直接与える方法ではないことが特徴です。
従業員の主体性や自発性を尊重するため、従業員の新たな可能性を引き出すことにつながる場合があります。ただし一度に複数人を教育することが難しく、効果が出るまでに時間がかかります。また、属人化しやすいため注意が必要です。
OJTを行う
OJT（On-the-Job Training）とは、職場の上司や先輩などが実際の業務を通して知識や技術を伝え、業務に関するノウハウを身に付けさせる育成手法です。
OJTは、実践的なプロジェクトマネジメントスキルを身に付けるのに非常に効果的な手法です。実際の業務を通じて学ぶことで、理論だけでなく現場で必要なスキルや知識を即座に習得できます。また、その場でフィードバックを受けることができるため、学んだ知識をすぐに実践し、効果的に技術を習得できるというメリットもあります。ただし、指導者のスキルや教え方によってOJTの効果が大きく異なる場合や、育成計画の準備に時間と労力がかかるというデメリットがある点に注意が必要です。
研修を実施する
研修を実施することもよい方法です。研修を通じて必要なスキルやスキルアップの方法などを体系的に学ぶことができるため、効率的にプロジェクトマネジメントスキルを向上させることができます。特に、社内にプロジェクトマネジメントスキルを持つ従業員がいる場合には、その従業員が指導者として研修を行うことで、実務に即した知識と経験を共有することができます。
一方で、社内にプロジェクトマネジメントスキルを持つ従業員がいない場合や、社内での研修が難しい状況では、外部に研修を委託することで、専門的な知識や最新のスキルを効率的に習得する方法もあります。
資格取得をサポートする
資格取得をサポートするのもよい方法です。知識やスキルを可視化できるため、検討してみるとよいでしょう。代表的な資格としては、「PMP」や「プロジェクトマネージャー試験」などが挙げられます。
プロジェクトマネジメントに関する資格とは
プロジェクトマネジメントに関する代表的な資格を2つ紹介します。
PMP
PMP®とは、プロジェクトマネジメント・プロフェッショナルの略で、アメリカのプロジェクトマネジメント協会（PMI）が資格認定を実施している、プロジェクトマネジメントの国際資格です。プロジェクトマネジメントに関する知識や経験、教育に関するガイド「PMBOK®ガイド」を基に、試験が作成されています。試験のもとになっています。「プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル」を略して、PMPと呼ばれています。
受験には、実務経験が必要なほか、指定の研修を35時間受講する必要があります。また、単に試験に合格するだけでなく、取得後もCCRというプログラムへの3年間のサイクルごとの参加と、60PDU（資格更新の単位）を満たす必要があります。
プロジェクトマネージャー試験
プロジェクトマネージャー試験とは、情報処理技術に関する国家資格の1つです。情報処理技術に関する資格のなかでも難易度が高いものとなります。試験は年に1回のみで、合格率は10％台となっているため、計画的に勉強するなど早めの対策が必要です。
情報処理技術者試験のなかでも最高難易度とされており、試験も1日がかりです。開発プロジェクトにおいて、全体的な計画からコスト、品質管理などの細かな計画までを的確に立案し、遂行していけるプロフェッショナル人材として認定されます。
まとめ
プロジェクトマネジメントスキルを向上させることで、プロジェクトの進捗管理がしやすくなり、業務効率化にもつながります。従業員にプロジェクトマネジメントスキルを習得してもらうには、自社で育成計画を立てたり研修を行ったりする方法もありますが、社内のリソースが限られている場合や、より専門的なトレーニングが必要な場合には外部に委託する方法も有効です。
MSOLは年間960件以上のプロジェクト支援実績がある、マネジメント専門会社です。プロジェクトマネジメントの実行支援だけでなく、プロジェクト活動に役立つトレーニングプログラムも提供しています。従業員のプロジェクトマネジメントスキル向上をお考えの方は、お気軽にお問い合わせください。
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（会社名：株式会社マネジメントソリューションズ 略称：MSOL エムソル 監修者名：福井寿和）
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