プロジェクトの進行において、さまざまなプロセスや作業を効率化したいと思うのは、どの企業でも同じなのではないでしょうか。
本記事では、プロジェクト管理ツールの概要からメリット、おすすめのツールまで解説しています。プロジェクト管理の効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進捗やタスク、リソースなどを効率的に管理・可視化するなど、、さまざまな管理業務の効率化に役立つツールです。
プロジェクト管理ツールが普及する前に利用されていた紙媒体やExcelは、プロジェクトを効率よく進めるにはさまざまな課題が挙げられていました。
プロジェクト管理ツールは、従来の管理方法と比べて「進捗状況がひと目でわかる」のが特長で、多くの企業で利用されています。
プロジェクト管理ツールを利用する主な目的には、以下のようなものがあります。
・計画通りにプロジェクトを完遂させたい
・プロジェクト管理を効率化したい
・タスク管理を強化したい
・プロジェクト進行におけるミスやリスクを把握したい
・メンバーが行っているタスクを全て把握したい
・プロジェクト状況を可視化したい
・Excelファイルの上書きや破損による先祖返りをなくしたい
このように、従来の管理方法で効率化しきれなかった部分や、管理が漏れていたような部分を、全体的にカバーすることを目的としています。
プロジェクト管理ツールを活用するメリットについて、以下で詳細を解説します。
プロジェクト管理ツールの導入により、プロジェクトの進捗状況をチーム内で可視化できるようになります。チーム内でリアルタイムの進捗を把握できれば、状況に応じて柔軟に対応しやすいでしょう。また、リーダーは成果物に対しても随時チェックを行うことができます。さらに、ツール内でノウハウを共有することで、他のメンバーなどが効率的に作業できるようになるのもメリットです。
プロジェクト管理ツールによって、各メンバーの業務が可視化できるため、メンバーごとのタスクのステータスや進捗状況が明らかになります。同時に、チームメンバー全員が抱える仕事量を把握でき、キャパオーバーを未然に防止することができます。たとえば「一人に集中したタスクを他のメンバーへ割り振る」など、効果的な業務の割り振りを行うことも可能です。
プロジェクト管理ツールは、メンバー間の円滑な情報管理にも役立ちます。プロジェクトに関する情報をメンバー間で共有しておくことで、プロジェクトの遅延やコストオーバーを未然に防ぐことができ、プロジェクトの成功につながります。
情報やファイルの共有も、プロジェクト管理ツールがあれば、常にリアルタイムでのやりとりができます。製品ごとに搭載された機能には差がありますが、情報共有・伝達を重視する場合は共有機能が充実している製品を選ぶといいでしょう。
作業効率が向上するのも、プロジェクト管理ツールを導入するメリットの1つです。
プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトの全体像が見えるよう工夫されているため、優先して処理すべきタスクが常に明確になっています。またメンバー間で進捗が見えているため、チーム全体で成功体験を得られるのもメリットです。
プロジェクト管理ツールでは、離れた場所からでも短時間で業務に関する集計ができるため、リモートワークの実現に役立ちます。
昨今では、自宅をはじめ、さまざまな場所で勤務ができるようになり、それぞれの働き方が尊重されています。管理側だけでなく、メンバー自身も働きやすさを手に入れることができるでしょう。
一方、プロジェクト管理において発生しやすいデメリットには以下のようなものがあります。
・コストがかかる
・ITリテラシーが低いと使いこなせない
・適切な運用まで時間がかかる
・独自のカスタマイズができないものがある
・プロジェクトに合った管理ツールを見つけるための選定に時間がかかる
プロジェクト管理ツールの導入・運用コストは、チームの効率アップによってカバーできる可能性の高いものです。使いこなせるかどうかについては、研修などのサポートでレベルアップを図りましょう。
多くのプロジェクト管理ツールに備わった機能は主に以下です。
・タスク機能
・スケジュール（進捗管理）機能
・工数管理機能
・情報共有機能（メッセージ機能）
・レポート機能
タスクを見える化できるため、タスクをバランスよく割り振れるのが大きなメリットです。
プロジェクト管理ツールの3つの選び方について、それぞれのポイントを解説します。
プロジェクト管理ツールは、クラウド型とインストール型の2つに分けられます。2つの違いは、管理データをクラウドで保存するのか、あるいは、自社のパソコンなどの保存媒体を使って保存するのか、というところにあります。
それぞれの違いについて、もう少し詳しく見てみましょう。
一般的に各ツールには、無料版と有料版があります。使用人数が少なければ無料のプランで足りるケースもありますが、ある程度の人数・規模感があり、使いたい機能が多くなれば、費用をかける必要が出てくるでしょう。
ツールの導入前に試用期間を設ければ、そのツールがプロジェクトに合っているかを見極められます。フリープラン（無料プラン）があるツールを選択し、段階的に導入していくのがおすすめです。
プロジェクトが抱えている課題に対して適切な機能が備わっているかどうかも重要なポイントです。
システムによってダッシュボードの形式やガントチャートの表示などに違いがあるため、自分の企業にとって使いやすい製品を選びましょう。
ここからは、おすすめのプロジェクト管理ツールを目的別にご紹介します。
プロジェクトや組織の状況、マネジメントの成熟度などによっておすすめのツールは変わるため、一概にこれがおすすめとは言えない部分もあるため、作業の必要性にあったものを検討しましょう。
タスク管理機能にこだわりたい場合は、以下のプロジェクト管理ツールがおすすめです。
・Jira
・Asana
・Trello
・Lychee Redmine
・Backlog
なかでも、Asanaはタスクやプロジェクトの一元管理に特化したソフトフェアです。SlackやGoogleカレンダーなど、200以上のさまざまなアプリケーションと連携できるのが魅力です。
社内での情報共有を円滑にしたい場合は、以下のツールがおすすめです。
・Notion
・Stock
・kintone
・NotePM
・Confluence
Notionは、ドキュメントや社内Wikiなどを一箇所に保存できる注目度の高いソフトウエアです。さまざまな管理方法に対応しており、プロジェクトにあったものが見つかりやすいのが特徴です。
工数を管理したい場合は、以下がおすすめです。
・TimeCrowd
・TimeTracker
・みんなでガント.com
・CrowdLog
・Brabio!
とりわけBrabio!は操作しやすく高機能なソフトウエアです。簡単なマウス操作でガントチャートを作成できるので、従業員数が多くても教育、周知がしやすいというメリットがあります。
以下では、プロジェクト管理ツールを導入する際の注意点について解説します。
プロジェクト管理ツールを導入する際は、適切な運用に向けてプロジェクトメンバーへの教育・周知が必要です。
ただし、そのためには時間と労力が必要となるため、リソースに乏しい場合は定着に時間がかかってしまうこともあるでしょう。そのため、勉強会を行うなど細やかな指導が求められます。
プロジェクト管理ツールを入れただけで、管理の効果が出るわけではありません。ツール導入の効果を限定的なものにしないためにも、ツールの導入自体が目的ではないことを意識する必要があります。
MSOLではプロジェクトを成功させるために必要なツールをフラットに選定し、さらに導入・定着・運用の支援までを一気通貫で行っているため、リソースを節約しながら最適なツールを選択していただくことができます。
プロジェクト管理にあたっては、プロジェクトを管理するプロジェクトマネージャー（PM）を任命する必要があります。PMは、プロジェクトの納期やコスト、プロジェクトメンバーのリソース管理を計画通りに行う鍵となる存在です。
さらに進捗管理、課題管理などの管理プロセスを適切に運用し、状況をより可視化するためには、その役割を高い精度で担うチームである「PMO」を置くのもおすすめです。PMOがツールの導入・定着を先導することで、ツールの効果を最大限に活かすことが可能です。
プロジェクト管理ツールは、プロジェクト全体を効率的に前進させ成功に導くためのツールです。
プロジェクト管理ツールは多種多様なものが用意されているため、機能性などにおいて自社にあったツールを選ぶことが、プロジェクトの成功を左右します。
プロジェクト管理ツールの導入に迷ったら、まずはMSOLへご相談ください。
MSOLは、創業2005年のマネジメント専門会社で、上場企業をはじめ幅広い業界のプロジェクト支援の実績があります。プロジェクトマネジメントの実行支援に強みがあり、DX推進に関わるものからトレーニングプログラムまで、さまざまなサービスをご用意しております。お客様の課題や予算に合わせて最適なメニューをご提案させていただきますので、まずはお気軽にご相談ください。
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（会社名：株式会社マネジメントソリューションズ 略称：MSOL エムソル 監修者名：福井寿和）