『プロジェクトを絶対に失敗させない！やり切るための100のヒント』とは
本記事は、プロジェクトを成功させるために必要なノウハウを、数百の支援実績経験をもとに記述した『プロジェクトを絶対に失敗させない！やり切るための100のヒント』より、 1つずつヒントをご紹介していく企画です。プロジェクトマネジメントについて、何らかの気づきを得るきっかけになれば幸いです。
当社はプロジェクトマネジメントの知識と経験を有し、皆様のプロジェクトが成功するお手伝いをさせていただいております。 プロジェクトマネジメントに関する疑問や課題がある方、成功への道筋をお探しの方、どうぞお気軽にご連絡ください。
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PMOに対する直接の指揮・命令権限はプロジェクトマネジャーにあります。とはいえ、PMOはプロジェクトマネジャーに絶対服従してしまってもよいのでしょうか。時にプロジェクトマネジャーが機能不全に陥ることだって、あります。そんな時、プロジェクトマネジャーをいさめ、プロジェクトマネジャーに逆らってでも上位組織に「助けてくれ！」と直訴できるのはPMOしかいないのです。
体制図から考えると、PMOはプロジェクトマネジャーの方針に従うべき組織です。普段、プロジェクトに何か問題が発生した場合は、プロジェクトマネジャーはPMOと共に色々な対策を実施します。対策に実現性があり、根本的な原因に対処できているうちは、これでいいでしょう。
しかし、プロジェクトが危なくなると、次々に表れる問題にその都度対応するといった"モグラたたき"状態になります。そして、モグラ（問題）の数が増えると、プロジェクトをゴールに導くことよりも、モグラをたたくことに目を奪われがちです。さらにモグラが増えて、プロジェクトマネジャーもPMOも制御不能に陥ると、プロジェクトの危機が一気に表面化します。
PMOはプロジェクトマネジャーの命令だからといって、いつまでもモグラたたきをしていてよいのでしょうか。問題や課題を制御できなかったことは、PMOにも責任の一端があります。半面、PMOはプロジェクトとプロジェクトマネジャーの状況を、冷静な目で判断しなければなりません。
みなさんも経験があると思いますが、立場や役職が上がれば上がるほど、他の人に助けを求めにくくなります。プロジェクトマネジャーともなれば、経験もそれなりに積んできて、プライドもあります。ましてや、自分の評価にも関わってくるので、プロジェクトマネジャーから「助けて」とはなかなか言い出せません。やっと助けてくれと言った頃には、時すでに遅し。悲惨な状況になっているケースも多いでしょう。
PMOはプロジェクトマネジャーをサポートする組織ではありますが、プロジェクトが危機に陥ったら、プロジェクトマネジャーに代わって「助けて」と大声で叫ぶ勇気が必要です。プロジェクトマネジャーの立場から見ると、PMOに裏切られたように見えるかもしれません。しかし、この勇気は後にプロジェクトマネジャーだけでなく、関係者全員を助けることになるのです。
プロジェクトマネジャーの暴走を食い止める
それではPMOとして、プロジェクトマネジャーの危険信号をどのように見極めればよいでしょうか。次のような兆候が当てはまるなら要注意です。
- メンバーがプロジェクトマネジャーの指示に納得していない
- 指揮系統を無視し、末端の担当者にプロジェクトマネジャーが指示
- 顧客との関係が悪化している
- メンバーからプロジェクトマネジャーへの不平不満や悪口が噴出
- 協力会社に対して無理難題を押し付けている
- プロジェクトマネジャーが何をしているか、誰も分かっていない
- プロジェクトマネジャー1人だけが何日も深夜残業や徹夜をしている
これらは、プロジェクトマネジャーが何とかプロジェクトを回復させようとして対策を打つものの、周りが見えなくなっていることを示す兆候です。前述したように、プロジェクトマネジャーの内面的な問題により、視野が狭くなってしまうと起こります。放置すれば、メンバーのモチベーションの低下やプロジェクトの混乱を招くことは、容易に想像できると思います。
一方で、プロジェクトの予算超過や品質悪化、スケジュール遅延についても、悪い兆候として見極めるべきだという意見もあるでしょう。当然、これらの事実にも常に目を向けて、随時対策を実施していかなければなりません。ただし、それらはプロジェクトが傾いた「結果」の状態です。これらの問題が起こる前に手を打てるなら、それに越したことはありません。早期に手を打つには、プロジェクトマネジャーの危険信号を見逃さないことです。
緊急時のホットラインがプロジェクトを救う
プロジェクトマネジャーをサポートする組織としては、プロジェクトマネジャーの上位管理者である「プロジェクト責任者」や「プロジェクト管理室」などと呼ばれる横断的な組織（プログラム・マネジメント・オフィス）を設置している会社もあるでしょう。
ここで質問します。もし、プロジェクトマネジャーが機能不全に陥ったら、PMOであるあなたは何をすべきでしょうか。
答えはお分かりですね。PMOの役割は、プロジェクトマネジャーに代わって、迅速に上位サポート組織へ助けを求めることです。そのためには、普段から、上位サポート組織へのホットラインを確保しておくことが重要になります。ただし間違ってもプロジェクトマネジャーの代わりに、PMOだけで何とかしてやろうなどとは考えないようにしてください。