PMOとは？プロジェクトを成功に導く役割

ここでは、PMOがどのような役割を担い、導入によってどのようなメリットが生じるのかをご紹介します。
また、プロジェクトごとの関わり方や業務、求められるスキルや資格など、PMOの基礎知識を詳しく解説していきます。
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PMOとは、「プロジェクトマネジメントオフィス（Project Management Office）」の略で、企業等におけるプロジェクト支援を、部署の枠を越えて行う組織です。社内に専任の部署を置くこともあります。ただ、従業員の経験や知識のみでは十分なマネジメントを行うことは難しい場合もあるので、多くは専門会社に依頼して、プロフェッショナルな人材を派遣してもらうという形をとります。

PMOの定義と本質的な価値

PMO導入の最も本質的な価値は、PMの支援を通じてプロジェクトの成功率を高め、ビジネス価値の最大化に貢献することです。

近年、プロジェクト型経営が注目されています。目的と期間を明確に定め、その達成のためにスペシャリストを集結させて業務を進めるというスタイルです。
プロジェクト型経営では、KPI（重要業績評価指標）が明確になるので、意思決定がスピーディーになり、変化の激しい市場にも素早く対応できるのですから、その重要性は今後ますます高まっていくでしょう。
こうしたプロジェクト型経営を効果的に回していくためには、必要なスキルを備えたPMが必要ですが、日本ではまだまだこの点に弱みがあります。なかなかプロジェクトの成果を出せない、さらにはプロジェクトそのものが頓挫してしまう...ということが起こっています。

PMとPMOの大きな違い

PMとPMO。似た言葉であり、ともにプロジェクトを進行させるパートナー同士といえますが、その役割はまったく異なります。

PMにとって最も重要な仕事は、「スピーディーで正確な意思決定」です。いくら判断が速くても、それが誤っていたら大きなマイナスにつながりますし、正しい判断ができてもスピードが遅ければ、市場でのシェアを逃がすことにもなりかねません。速さと正確さを兼ね備えた意思決定、これがPMの責務です。

一方、PMOの仕事は、プロジェクト全体の管理や必要な資金・人材などのリソースの調整、関係部署間のすり合わせ、ステークホルダーの利害調整など、実に多岐にわたります。

PMOは業務を通じ、さまざまな手法を用いて現場で起こっていることを可視化します。そして、精度の高い情報をスピーディーにとりまとめてPMに渡します。つまり、PMの意思決定を支援し、そのためのあらゆる業務を手掛けるのがPMOというわけです。

個々の参加メンバーが最高のパフォーマンスを発揮できる環境を整えるとともに、PMが本来の業務である意思決定に集中できる体制を整える。それがPMOの役割です。

参考 : PMとPMOの違い｜PMO導入時の注意点も紹介

多くの企業で進められているプロジェクトにおいて、PMOを置く必要性はどこにあるのでしょうか。
PMには、社内の人材が起用されていることが多いです。しかし、こうした人の中には、最初からPMを目指したわけではない人もいます。何らかの教育・研修を受けたとしても、元々マネジメントのプロではありません。ですから、スキルの偏りも出てきます。

一方、PMOはマネジメントの専門職集団です。国際的に定められた知識体系を熟知し、高いレベルの実践力や調整能力を持ちます。こうしたプロフェッショナルが補佐することで、PMのスキルを補うことができます。
PMOはPMの作業負荷を軽くするという量的な面だけでなく、質的な面でもPMをしっかりサポートできるのです。

PMO導入の判断基準

PMOの導入は、プロジェクトの規模が大きくなるほど、また複数のプロジェクトが並行して走るほど、その必要性が高まります。特に、「プロジェクトの遅延や失敗が頻発している」「PMの負担が大きく、本来業務に集中できていない」「プロジェクト間で管理方法がバラバラである」といった課題が見られる場合は、PMO導入の検討が必要です。

PMOをプロジェクトに加えることで生まれるメリットは、「経営視点でのメリット」と「現場視点でのメリット」の2つに分類できます。 PMOの導入で何がどう変わるのか、それぞれの視点から見たメリットをご説明しましょう。

経営視点でのメリット：意思決定の精度と速度の向上

PMOは、さまざまな価値をプロジェクトに提供しますが、それらのすべてはPMの意思決定をサポートすることが目的です。PMOを全社レベルで展開していけば、迅速かつ正確な経営判断に結びつき、市場の要求や環境の変化に素早く正確に反応できる能力を、組織が身につけることにつながります。これは、PMOがもたらす重要なメリットといえます。
また、プロジェクトの経験を重ねていくことでナレッジも積み上げられ、成功精度をますます高めていくことが可能です。

現場視点でのメリット：社内のしがらみに左右されにくい

どんな企業にも、良くも悪くも社内文化があり社風があります。そして、個々の従業員のあいだでは、役職やキャリアとは別に、上下関係や相性の良し悪しがあります。そのため、「◯◯課長にはどうも物が言いにくい...」というような、プロジェクト進行の妨げとなる遠慮が生まれることがあります。メンバー間はもちろん、PMがこのような状況に陥っては、プロジェクトの進行にも悪影響が及んでしまいます。
外部のPMOは良い意味で、派閥や力関係といった社内のメンバーとのしがらみがありません。これは、各部門間での事前の意見調整などを行う際にはとても大きなメリットです。

経営側にも現場にも大きなメリットをもたらすPMOですが、すべての企業が導入に前向きであるわけではありません。
「うちには不要」と考える企業もありますし「導入してみたいけれど...」と迷う企業もあります。

懸念1：コストがかかる⇒段階的導入も可能

一般の企業では、PM専業の人材はまずいません。先程ご説明したとおり、社内の人材から抜擢してPMにするという形が多いです。しかし、何らかの教育や研修を受けているとしても、専業ではないのですから、現場でスキル不足が露呈してしまうこともあります。

一方、専門会社から派遣されたPMOはマネジメントの専門家であり、エキスパートです。必要なスキルを持ち、プロジェクトを円滑に進めることに特化しています。 多くのリソースを割いたプロジェクトが頓挫したり、特定のメンバーに負荷が集中したりといった事態に陥るリスクを考えれば、導入コスト以上に得られるメリットは多いといえます。 また、「どうしてもコストのハードルが高い」という場合には、PMO業務の中から特定の業務のみを切り離して、請け負うサービスを提供する会社もあります。段階的導入から始めてみるのもいいでしょう。

懸念2：ツールで代替できる？⇒ツールの「使い方」が重要

世の中には、さまざまなプロジェクト管理ツールが流通しています。機能も価格もまちまちですが、使いやすく高機能な製品が豊富にそろっているようです。これらのツールをうまく使えば作業効率が高まり、PMの負荷が軽くなるのではないか。それなら、わざわざPMOを導入することもないのでは...。そう感じるのも無理はありません。
しかし、ツールはツールに過ぎません。ツールを正しく使うことができるかが重要です。プロ仕様のフライパンを握ったからといって、誰もが一流のシェフになれるわけではないのです。そのツールをどう使い、知識や経験を活かしつつ、どう成果に結びつけるか。それが大事なところであり、PMOを活用する理由でもあるのです。

懸念3：必要なのかわからない⇒短期検証も可能

PMOの導入に踏み切るボーダーラインがどこにあるのかということも、悩みどころです。 「この規模のプロジェクトに、PMOが必要なのか？」と考え始めて、悩んだ末に「よくわからないから、やめておこう」となってしまうことも多いでしょう。しかし、規模が小さくてもPMOを導入するメリットは必ずあり、その効果を実感できるはずです。PMOを一人プロジェクトにアサインするコストとマネジメントが機能せずにプロジェクト全体が1ヵ月遅延するコストと比べれば、どちらにメリットがあるのかは一目瞭然です。
「PMOに興味はあるが、使ったことがないから迷っている...」という場合には、まず試しに使ってみることです。依頼する会社によっては一ヵ月単位でPMOを導入できるケースもあります。一度使ってみれば、PMOがどんなものかがわかりますし、そのメリットも理解できます。

PMOはPMを補佐する役割ですが、プロジェクトの内容によってポジションは異なり、決まった形というものはありません。
参考までに、プロジェクトの種類による代表的なPMOの関わり方をご紹介しましょう。

システム導入プロジェクト

システム導入においては、プロジェクトのオーナー（発注者）、プロジェクトを請け負うベンダー（一次受注者）、システムを開発する情報システム会社（二次受注者）のように、3社もしくは4社のプロジェクト体制があり得ます。
PMOは、発注者や受注者である3社もしくは4社のどことでも契約する可能性があり、どの組織に対しても実行を支援します。

新規事業開発プロジェクト

組織改革のような経営直轄のプロジェクトではまず、PMである役員あるいは事業本部長クラスのサポートとしてPMOが入ります。さらに、プロジェクトに関わる複数の各部門の事業部長クラスのサポートのためにPMOとして入る場合があります。
PMOは、時には上位レイヤーと現場レイヤーで併存し、PMO同士が連携しながらプロジェクト全体の整合性をとり、成果へとつなげていきます。

PMOは、その役割に応じてさまざまな業務を行います。
ここでは、株式会社マネジメントソリューションズで使っている職種をもとにご紹介します。

事務局型PMO：プロジェクトアドミニストレーター®（PJA）

プロジェクトアドミニストレーター®（PJA）は、プロジェクトに関連して発生する、さまざまな管理業務や庶務的な作業を担当する事務局型PMOです。
会議日程の調整や準備、必要な情報の管理、スケジュールの更新など、一つひとつの作業は小さなものですが、いずれも滞ってしまうと生産性が大きく落ち、プロジェクトの進行に悪影響を与えます。PJAは、こうした業務を一手に引き受け、メンバーが効率良く動ける環境を用意する役割を担います。 ルーティンワークだけでなく、リーダー層からの多種多様な作業依頼にも応えるので、プロジェクト全体の状況を把握した上での臨機応変な対応が必要です。

管理定着型PMO：プロジェクトコントローラー®（PJC）

プロジェクトコントローラー®（PJC）は、PMが意思決定にあたって必要な情報を、迅速に得られる環境を整える管理定着型PMOのポジションです。
うまくいかないプロジェクトでは、得てして「管理すること」が目的化してしまい、状況を正確に把握できていなかったり、重大な問題が埋もれてしまって検知できなかったりということが起こります。これでは、正しい意思決定を下すことなどできませんし、余計な時間と労力を使うことになってしまいます。 そうしたことのないよう、状況を可視化して数値情報に落とし込み、組織とプロジェクトが常に正しく見えている状態に保つことがPJCの役割です。プロジェクトの現場での、PMO機能の中核を担うポジションといえます。

推進型PMO：プロジェクトマネジメントアナリスト（PMA）

プロジェクトマネジメントアナリスト（PMA）は、PJCから上げられたデータをもとに、分析やプランニングのほか、PMへの提案やアドバイスを行う、ヘッドクォーター的役割を担う推進型PMOポジションです。
分析によってプロジェクトに潜むリスクを事前に検知し、その監視を続けつつ予防策や対策を練る、リスクマネジメントも行います。 その役割のため、場合によってはメンバーに対して言いにくいことも言わねばならないケースが少なからずあります。それを聞き入れてもらうためには、日頃の言動によってメンバーやリーダー層からの強い信頼を得ておくことが重要です。

参謀型PMO：プロジェクトマネジメントコンサルタント（PMC）

プロジェクトマネジメントコンサルタント（PMC）は、PMの参謀としてプロジェクト全体を俯瞰し、リードしていく参謀型PMOポジションです。
時にPMのメンターとしての役割も負い、PMO全体の統括も行います。PMCの業務は、各ステークホルダーへの根回しのほか、経営層へのレポートと意思決定支援など、PMOの中でも重責を担っています。また、PMとともにプロジェクトの将来を見据え、次のアクションのためのプランを構築したり、将来へ向けた準備をしたりと、幅広い視野と大局的な発想が必要です。 また、その役割から、マネジメントスキルだけでなく人間的な深さや広さが求められる職種でもあります。

最後に、「PMOを目指す」場合、どのようなスキルや資格が必要なのかを解説します。

PMOに求められるスキル

プロジェクトの進行のためには、キーパーソンが誰かを見極め、効率的かつ戦略的なコミュニケーションをとっていくことになります。そのためPMOには、高いコミュニケーション能力、調整力、政治力、人間観察力など、総合的な人間力が求められます。これは、上記でご紹介したどのポジションでも必要です。

PMOに必要な資格

PMOになるために必須の資格はありませんが、プロジェクト管理の知識を体系的に身につけることは重要です。役立つ資格として、以下のようなものがあります。

• PMP®（プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル）：プロジェクトマネジメントに関する国際資格であり、世界的なデファクトスタンダードとして知られています
• プロジェクトマネージャ試験：高度なITスキルとプロジェクトマネジメント能力を証明する経済産業省認定の国家資格です。国内での評価が高く、ITプロジェクトのPMOを目指す場合に有効です

PMOに特化した認定資格

PMOの基礎知識を証明する「プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格（PJM-A）」は、プロジェクトの現場業務で習得すべき基本的な知識と技術の習得を証明する資格です。

また、プロジェクトマネジメントの専門会社であるMSOLが提供する「PMO認定資格」は組織の状況に応じた自律型マネジメント人財の育成・認定を目的としており、長期的な組織改革を行う企業様に選ばれています。

参考 : PMOに役立つ資格を紹介！特徴や取得方法を知りスキルアップに役立てよう

PMOはプロジェクトをスムーズかつ迅速に動かしていくための、あらゆるスキルを備えています。どのような業界、どのような組織であっても、その能力を存分に発揮することができるでしょう。
多くのリソースを投下して進められるプロジェクトだからこそ、万全を期して進める必要があります。そんなとき、PMOはとても心強いサポーターとなります。「プロジェクトの進行が遅れている」「次のプロジェクトは遅延なく進めたい」といったときは、PMOを活用してみてはいかがでしょうか。
なお、PMOについてより詳しく知りたい方は、弊社創業者・高橋信也（著）「PMO導入フレームワーク～プロジェクトを成功に導く、人・組織・プロセス・ツール～」のエッセンスに、最新のPMO定義を反映した要約版を無料ダウンロードいただけますので併せてご利用ください。