マネジメントソリューションズ（MSOL）のナレッジやノウハウなど、プロジェクトマネジメントに役立つ情報をブログ形式でご紹介します。
プロジェクト横断管理のプログラムマネジメントを成功させるには、トップダウンのリーダーシップと、個々のプロジェクトとの密な連携の双方が必要です。 また、組織の目的と役割や、プログラムマネジメントオフィサーのキャリアの明確化を行い、長期的な視野で成果を目指すことも重要なポイントです。
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PMOの存在価値を発揮するためには、管理することでプロジェクトがうまくいくことを現場に認識してもらい、PMOの必要性を納得させることが必要です。さらに、単なる管理屋に留まらないよう、プロジェクト全体を見通す目を養う必要があります。 このような取り組みでプロジェクトマネージャーやメンバーがプロジェクトの円滑な推進を感じることで、PMOが評価されるのです。"
PMOは単なる管理屋に陥り、現場から煙たがられてしまうケースが多くあります。 PMOの推進に当たり、現場に多くの管理負荷を与えずにプロジェクト管理標準を導入・定着させるには、「プロジェクト管理情報ネットワーク」の構築が必要です。 また、ステークホルダーマネジメントに貢献するため、課題のエスカレーションプロセスを定着させることも重要になります。
ユーザー企業では、プロジェクトマネジメントの強化が課題となっています。プロジェクトにおける問題の根源は、個人レベルのプロジェクトマネジメント力にあるのではなく、「企業として個々のプロジェクトにどれほど関与すべきか」方針が定まっていないことにあります。組織の体質強化のため、組織的プロジェクトマネジメントを行うことは有効ですが、多くの企業でうまく機能していないのが現状です。
プロジェクトとは既存のライン組織では乗り切れない課題を解決するための組織ですが、予算などの制約条件をクリアしただけで、「成功」としてしまうケースは多く見られます。視野を狭めず本来の成功を達成するためには、"プロジェクトは企業全体に関わる"ことを念頭に置き、PMOとプロジェクトマネジャーが「木を見て森も見る」マネジメントを実践することが鍵となります。
PMOの仕事は何をしているのか分かりづらく、存在価値を理解されづらいのが実状です。そんな中、プロジェクトマネジャーの”PMOに対する理解”が、PMOのモチベーションに深く関係します。プロジェクトマネジャーがPMOの存在理由を周知することが、PMOに大きな力を与えるのです。
数値化するのが難しいと言われているPMOの存在価値を測るには、「プロジェクトマネジャーの作業の見える化」が鍵となります。取り組むべき作業と代替可能な作業を見分け、いかに”プロジェクトマネジャーが本来やるべき作業”に専念させられるかがPMOの価値を決める重要なポイントです。
貴重なPMOのスキルや成果物を専有するのではなく、組織的に有効活用するために、PMOを“クラウド的”な共有リソースと考えることができます。PMOメンバーのリソースプールを作ることで、人的リソース不足がカバーされ、教訓やナレッジも蓄積されるというメリットがあります。
PMOに求められる重要なことは、「組織」として機能する点です。 そのためには、決して属人化させずに、"インフラ"として常に一定のサービスを提供する仕組みを作ることが必要となります。
PMOが時間に余裕を作り、本来すべき仕事に注力するには、ルーチン業務の自動化がポイントになります。自動化による生産性向上と業務の標準化で、PMOはPMOにしか出来ない仕事に時間を割き、価値を提供できるのです。
“ぼや”が発生した時、大火事にならないうちに素早く対応するという役回りは、プロジェクト状況を俯瞰しているPMOだからこそできる仕事です。それに備えて、PMOは普段から「本当にPMOで実施すべき仕事なのか」を選別して、少し余裕を持っておく必要があります。
PMOは課題に対して、変幻自在に対処していくべき組織です。PMOメンバーについても、それが言えます。ベテランPMOでは費用対効果が悪い雑多な仕事も、庶務スタッフをPMOのスタッフとして正式に位置付け、協力を求めるとよいでしょう。
一般にPMOは「管理責任」を負うと考えられていますが、負うべきは「説明責任」です。プロジェクトの状況について説明する責任があり、そのために管理を徹底させることです。
PMOは縁の下の力持ちであり、黒子故にそのパフォーマンスを見せにくいという課題があります。しかし、PMOのパフォーマンスをはっきり示す仕事があります。それはプロジェクト全体の状況を見える化し、プロジェクトマネジメント上の意思決定を支援することです。
プロジェクトマネジャーやPMOは、一人ひとりのメンバーの状況とプロジェクトの大局的な状況を見ること、つまり「木を見て森も見る」視点が重要です。しかし、どれだけ注意しても同じような問題が何度も発生することがあります。そのような時は「環境まで考える」ことです。
