マネジメントソリューションズ（MSOL）のナレッジやノウハウなど、プロジェクトマネジメントに役立つ情報をブログ形式でご紹介します。
PMOが時間に余裕を作り、本来すべき仕事に注力するには、ルーチン業務の自動化がポイントになります。自動化による生産性向上と業務の標準化で、PMOはPMOにしか出来ない仕事に時間を割き、価値を提供できるのです。
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“ぼや”が発生した時、大火事にならないうちに素早く対応するという役回りは、プロジェクト状況を俯瞰しているPMOだからこそできる仕事です。それに備えて、PMOは普段から「本当にPMOで実施すべき仕事なのか」を選別して、少し余裕を持っておく必要があります。
PMOは課題に対して、変幻自在に対処していくべき組織です。PMOメンバーについても、それが言えます。ベテランPMOでは費用対効果が悪い雑多な仕事も、庶務スタッフをPMOのスタッフとして正式に位置付け、協力を求めるとよいでしょう。
一般にPMOは「管理責任」を負うと考えられていますが、負うべきは「説明責任」です。プロジェクトの状況について説明する責任があり、そのために管理を徹底させることです。
PMOは縁の下の力持ちであり、黒子故にそのパフォーマンスを見せにくいという課題があります。しかし、PMOのパフォーマンスをはっきり示す仕事があります。それはプロジェクト全体の状況を見える化し、プロジェクトマネジメント上の意思決定を支援することです。
プロジェクトマネジャーやPMOは、一人ひとりのメンバーの状況とプロジェクトの大局的な状況を見ること、つまり「木を見て森も見る」視点が重要です。しかし、どれだけ注意しても同じような問題が何度も発生することがあります。そのような時は「環境まで考える」ことです。
プロジェクトマネジメントの現場では、先回りして準備できるかが成否を分ける重要なポイントであり、「計画のための計画」を立てることがPMOの重要な責務の1つです。
PMOをプロジェクトの火消し部隊として投入することは多くありますが、プロジェクトの最初からPMOを参画させ、運営を安定化させた方が、品質面でもコスト面でも結局は圧倒的に得なのです。
PMOはManagementを行うべきであり、それがお役所的な管理（Control）にとどまってはいけません。現場にとってありがたみのある組織となるためには、プロジェクトマネジャーと同じ視点に立って考え、時には現場レベルのことにも手を下す、その心意気が必要です。
PMOはプロジェクトに利益をもたらす存在でなければなりません。自らの人件費を上回る生産性の向上のため、本来のタスクではない作業には手を出さず、プロジェクトの状況の見える化や効率的な運営など、最優先課題の解決に注力すべきです。
PMOに限らず「管理する側」に言えることは、「管理される側の立場に立って管理情報を整理し、プロジェクトマネジメントの改善に貢献する姿勢」が常に必要だということです。そして、それらを改善するプロセスが進行中であり、その進捗状況や懸案事項を「管理される側」に示すべきです。
管理を導入する目的は、マネジメントの意思決定を支援することであり、管理自体が目的となってはなりません。本質的なプロジェクトマネジメントの改善のためには、プロジェクトの状況に応じた管理の在り方を考える必要があります。
普通では考えられない事態が発生するプロジェクト現場では、どんなに素晴らしいプロセスを導入したとしても、すぐに形骸化してしまいます。一番必要なのは「当たり前のことを当たり前にやる」ことなのです。
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の定義はプロジェクトごとに違っていても構いません。むしろプロジェクトのフェーズやタイミングに応じて、抱える課題を把握し、臨機応変に自らの役割を変化させることが必要です。そのため『PMOの役割には幅がある』のです。
「課題管理」は進捗管理と同様に、多くのプロジェクトチームが抱えている問題でもあります。気づいたときには目の前には課題の山......といったことが起こらないようにするにはどうすればいいのか。課題管理でよくある失敗例を紹介しながら、ミスを防ぎ成功させるための方法を解説します。
